Digitaalisuus mahdollistajana Helsingin Sanomain Säätiön kokoelmatyössä : Konstruktiivinen mallinnus kokoelmatyön prosesseista ja asiakasrajapinnoista
Kokkonen, Tenho (2018)
Kokkonen, Tenho
Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201805158235
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201805158235
Tiivistelmä
Opinnäytetyössä tutkimuskohteena oli Helsingin Sanomain Säätiö ja sen muistiorganisaatiotoiminnot. Säätiön yhteydessä toimivat arkisto ja museo käsittelevät kokoelmatyössään yhdeksään eri kokoelmaryhmään kuuluvaa aineistoa. Työn tavoitteena oli selvittää, miten näiden kokoelmaryhmien hallintaan liittyvää toimintaa voitaisiin muuttaa asiakaslähtöisemmäksi, laadukkaammaksi ja sujuvammaksi digitaalisuuden avulla. Työ perustui konstruktiivisen tutkimusperinteen lähtökohtiin, ja siinä hyödynnettiin kokonaisarkkitehtuurimallia.
Helsingin Sanomain Säätiön arkisto- ja museotoimintojen kokoelmatyön prosessit kuvattiin aluksi nykytilassa sekä toiminta- että työnkulkutasolla. Kuvauksista oli tunnistettavissa manuaaliympäristöön liittyviä ylimääräisiä työvaiheita sekä epäyhtenäisyyttä keskenään hyvinkin samankaltaisten prosessien tietovirtojen välillä.
Tavoitetilaa selvitettiin työssä asiakaslähtöisesti, pohjautuen aineistojen tutkijoiden, aineistojen luovuttajien sekä henkilökunnan haastatteluihin. Haastattelukysymykset perustuivat tiedonhakua ja tiedonhallintaa käsitteleviin geneerisiin malleihin. Haastattelujen perusteella tutkijat pitivät tärkeänä tiedonhakuun sisältyvää vuorovaikutusta tutkijan ja arkiston välillä. Aineistojen tutkijoilta ja luovuttajilta tuli lukuisia kehittämisehdotuksia kuhunkin vaiheeseen. Henkilökuntahaastatteluissa käytiin läpi aineistojen tiedon hallinnan solmukohdat sekä digitaalisuutta koskevat asenteet ja odotukset henkilökunnan keskuudessa.
Tavoitetilan mallintamisen yhteydessä valittiin kehityskohteiksi sähköisten arkistoaineistojen hallinnan prosessi, museoesineiden hallinnan prosessi ja kirjakokoelmien hallinnan prosessi. Työssä esitettiin kehitysehdotukset digitaalisten työkalujen käyttämiseksi kunkin prosessin yhdessä vaiheessa, johon vaikuttamalla koko prosessin on mahdollista tulla asiakaslähtöisemmäksi ja sujuvammaksi. Sähköisten arkistoaineistojen hallinnan ja museoesineiden hallinnan osalta kehitettäväksi vaiheeksi valikoitui aineistojen luovuttamisvaihe ja kirjakokoelmien hallinnan osalta aineistojen käyttöön asettamisvaihe.
Työssä esitetään arkisto- ja museotoimintaan liittyvän kokoelmatyön kehittämistä sähköisten arkistoaineistojen ja museoesineiden luovutusjärjestelmän avulla. Järjestelmässä voidaan hyödyntää tekoälyyn ja koneoppimiseen perustuvia ratkaisuja. Lisäksi tekoälyyn ja koneoppimiseen perustuvia ratkaisuja voidaan hyödyntää kirjakokoelmien tietojen käyttöön asettamisessa sekä museoesineiden käytön ja hyödyntämisen tukena virtuaalisen museon rakentamisessa. Työssä arvioidaan lopuksi haasteita, jotka liittyvät toiminnan muutokseen tunnistetun tavoitetilan mukaiseksi sekä esitetään keinoja näihin haasteisiin vastaamiseksi.
Helsingin Sanomain Säätiön arkisto- ja museotoimintojen kokoelmatyön prosessit kuvattiin aluksi nykytilassa sekä toiminta- että työnkulkutasolla. Kuvauksista oli tunnistettavissa manuaaliympäristöön liittyviä ylimääräisiä työvaiheita sekä epäyhtenäisyyttä keskenään hyvinkin samankaltaisten prosessien tietovirtojen välillä.
Tavoitetilaa selvitettiin työssä asiakaslähtöisesti, pohjautuen aineistojen tutkijoiden, aineistojen luovuttajien sekä henkilökunnan haastatteluihin. Haastattelukysymykset perustuivat tiedonhakua ja tiedonhallintaa käsitteleviin geneerisiin malleihin. Haastattelujen perusteella tutkijat pitivät tärkeänä tiedonhakuun sisältyvää vuorovaikutusta tutkijan ja arkiston välillä. Aineistojen tutkijoilta ja luovuttajilta tuli lukuisia kehittämisehdotuksia kuhunkin vaiheeseen. Henkilökuntahaastatteluissa käytiin läpi aineistojen tiedon hallinnan solmukohdat sekä digitaalisuutta koskevat asenteet ja odotukset henkilökunnan keskuudessa.
Tavoitetilan mallintamisen yhteydessä valittiin kehityskohteiksi sähköisten arkistoaineistojen hallinnan prosessi, museoesineiden hallinnan prosessi ja kirjakokoelmien hallinnan prosessi. Työssä esitettiin kehitysehdotukset digitaalisten työkalujen käyttämiseksi kunkin prosessin yhdessä vaiheessa, johon vaikuttamalla koko prosessin on mahdollista tulla asiakaslähtöisemmäksi ja sujuvammaksi. Sähköisten arkistoaineistojen hallinnan ja museoesineiden hallinnan osalta kehitettäväksi vaiheeksi valikoitui aineistojen luovuttamisvaihe ja kirjakokoelmien hallinnan osalta aineistojen käyttöön asettamisvaihe.
Työssä esitetään arkisto- ja museotoimintaan liittyvän kokoelmatyön kehittämistä sähköisten arkistoaineistojen ja museoesineiden luovutusjärjestelmän avulla. Järjestelmässä voidaan hyödyntää tekoälyyn ja koneoppimiseen perustuvia ratkaisuja. Lisäksi tekoälyyn ja koneoppimiseen perustuvia ratkaisuja voidaan hyödyntää kirjakokoelmien tietojen käyttöön asettamisessa sekä museoesineiden käytön ja hyödyntämisen tukena virtuaalisen museon rakentamisessa. Työssä arvioidaan lopuksi haasteita, jotka liittyvät toiminnan muutokseen tunnistetun tavoitetilan mukaiseksi sekä esitetään keinoja näihin haasteisiin vastaamiseksi.