Sisäisen viestinnän kehittäminen : tukemaan esimistyötä

Abstract

Kehittämistyön aiheena oli sisäisen viestinnän kehittäminen esimiestyön tueksi. Kehittämistyön kohdeorganisaatio oli julkinen organisaatio, joka tuottaa ateria-. puhtaus ja kiinteistönhoitopalveluita Porin kaupungille. Kehittämistyön kohderyhmä oli kohdeorganisaation ateria- ja puhtauspalvelun tulosyksikön esimiestaso. Kehittämistyön tavoitteena oli luoda kohderyhmän työyhteisöön sisäisen viestinnän huoneentaulu ja kehittää kohderyhmän käytössä olevia viestintäkanavia.

Teoreettinen viitekehys muodostui kirjallisuudesta käsittäen aiheita viestintäosaamisesta, esimiestyötä tukevasta viestinnästä, vuorovaikutteisesta viestinnästä, oikeaksi koetusta tiedosta ja toimivista viestintäkanavista. Kehittämistyön teoriaosuudessa käsiteltiin teoreettisen viitekehyksen osa-alueita ja erityishuomiota kiinnitettiin esimiestyötä tukevaan viestintään. Sisäinen viestintä rajattiin käsittämään esimiestyötä tukevaan viestintään, koska kaikki kohderyhmään kuuluvat työntekijät olivat esimiesasemassa.

Tutkimus toteutettiin laadullisin menetelmin ja lähestymistavaksi valittiin tapaustutkimus. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin kyselyä, teemahaastattelua ja osallistuvaa havainnointia. Kysely järjestettiin kohderyhmän esimiehille ja osa esimiehistä haastateltiin. Tutkimuksen tekijä kuului itse kohderyhmän henkilöstöön. Tiedonkeruumenetelmien avulla tutkittiin kohderyhmän sisäisen viestinnän nykytilaa ja tulosten avulla selvitettiin kohderyhmän sisäisen viestinnän tärkeimmät kehittämiskohteet.

Tutkimuksen tulosten mukaan toimiva ja tehokas sisäinen viestintä vaatii järjestelmällistä ja ajantasaista, keskustelevaa ja avointa viestintää. Työilmapiirin pitää olla luottamuksellinen ja työtä tulee saada tehdä omana itsenään. Viestintäkanavien käytön pitää olla helppoa ja kaikkien sitoutua niiden käyttöön. Tutkimustulosten perusteella kohderyhmälle tehtiin viestinnän huoneentaulu ja kohderyhmän viestintäkanavia kehitettiin. Näillä muutoksilla saatiin kohderyhmän sisäinen viestintä tukemaan esimiestyötä.

The purpose of this thesis was to develop internal communication so that it supports supervisory. The organization of the research was the a public and an internal organization that produces meals, cleanliness and cares for buildings and courtyards of the city of Pori. The target group of the research was the organization´s meal and cleanliness department`s people who lead their employees and care of their custom-ers. The aim of the research was to produce communication rules for the target group`s work community and to develop existing communication channels for the target group.

The theoretical framework was based on literature. The literature included topics such as communication skills, leadership in communication, interaction, authentic knowledge and communication channels. The theoretical part of the thesis covered areas of theoretical framework and special attention was paid to internal communication which can support the management of work. Internal communication was limited to the supervisor and boss team because the employees in the target group were in the lead position.

The study was carried out by qualitative methods and the selected approach was a case study. The data collection methods used were query theme interview as well as participatory observation. The questionnaire was provided to the target organization`s supervisors and some of the supervisors were interviewed. The researcher was a part of the target group`s staff. Data collection methods were used to investi-gate the current situation of the internal communication of the target audience and to find out the main development targets of internal communication within this per-son group.

According to the research of the study, effective and efficient internal communication requires systematic and up-to-date, conversational and open communication. The atmosphere of the work community must be confidential, and you must be able to work as yourself in there. The use of communication channels should be easy, and everyone should commit themselves to using them. Based on the results of the research a communication rules were created for the target group and communication channels were developed. These changes enabled the target group's internal communication to support supervisory work.