Perehdytysoppaan laatiminen opetus- ja kulttuuriministeriön sihteeriharjoittelijoille

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana on toiminut opetus- ja kulttuuriministeriö. Toimeksianto ministeriön uusien sihteeriharjoittelijoiden perehdytysoppaaseen on saatu keväällä 2016 työharjoittelun aikana kansliapäällikön esikunnassa. Idea produktiin on kummunnut tekijän henkilökohtaisesta mielenkiinnosta perehdyttämistä kohtaan sekä halusta luoda jotain konkreettista ja pysyvää ministeriön käyttöön.

Opinnäytetyön tavoitteena on ollut tuottaa toimeksiantajalle monipuolinen, selkeä ja tarkoituksenmukainen perehdyttämisopas uusien harjoittelijoiden oppimisen sekä henkilöstön perehdytystyön tueksi. Opinnäytetyöraportin tarkoituksena on ollut antaa tietoa perehdyttämisen teoriasta ja produktin luomisprosessista. Raportin laadinnassa on hyödynnetty lähdekirjallisuutta, aihetta käsitteleviä artikkeleja sekä luomisprosessin aikana toteutettuja haastatteluja.

Perehdyttämisellä tarkoitetaan kaikkia niitä tapahtumia ja toimenpiteitä, joilla tuetaan henkilöä uuden työnsä alussa. Perehdyttämisen avulla työntekijä oppii tuntemaan organisaation tavat, strategian, ideologian, ihmiset sekä omaan työhönsä liittyvät odotukset ja omat työtehtävänsä. Perehdyttämistä voivat tarvita uusien työntekijöiden lisäksi myös esimerkiksi sisäisen siirron saaneet yrityksen työntekijät.

Perehdyttäminen on toteutettava suunnitelmallisesti ja huolellisesti. Se rakentaa vahvan perustan yhteistyölle, oppiminen tehostuu ja oppimisaika lyhenee, työtapaturmat ja turvallisuusriskit vähenevät, poissaolot ja henkilöstön vaihtuvuus vähenevät ja kustannuksia säästyy. Perehdyttämisessä voi käyttää monia erilaisia menetelmiä, mutta hyvä perehdyttäminen huomioi aina tulokkaan valmiiksi olemassa olevan osaamisen ja pyrkii hyödyntämään sitä mahdollisimman paljon perehdyttämisprosessin aikana.

Perehdyttämisen perusvaatimukset on säädetty laissa. Huomiota on kiinnitetty vahvasti työnantajan vastuuseen perehdyttää työntekijä riittävästi työhönsä. Perehdyttämistä käsittelevät erityisesti työsopimuslaki ja työturvallisuuslaki.

Perehdyttämisellä on vahva vaikutus työhyvinvointiin. Hyvin hoidettuna se saa tulokkaan tuntemaan itsensä tervetulleeksi ja välitetyksi, antaa itsevarmuutta työn oppimiseen, vaikuttaa työnantajamielikuvaan positiivisesti, sitouttaa työntekijän organisaatioon ja minimoi uuden työn aloittamisesta koituvan stressin. Perehdyttäminen ei kuitenkaan lopu työn alkuaikojen jälkeen, vaan perehdytyksen on oltava jatkuvaa esimerkiksi muuttuvien työolosuhteiden ja kehittyvän teknologian vuoksi.

Valmis perehdytysopas on luovutettu opetus- ja kulttuuriministeriön kansliapäällikölle 31.8.2016. Oppaasta on saatu toimeksiantajalta sekä sitä käyttäneiltä harjoittelijoilta positiivista palautetta, ja tekijä itse on kokenut saavuttaneensa henkilökohtaiset tavoitteensa.