Rakenteinen tieto asunto-osakeyhtiön taloushallinnossa ja tilintarkastuksessa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkia taloushallinnon digitalisoinnin sekä automatisoinnin vaikutuksia asunto-osakeyhtiön taloushallintoon ja tilintarkastukseen. Aihe pohjautuu Taloushallintoliiton ajamaan TALTIO-hankkeeseen, jonka tavoitteena on luoda yhtenäinen standardi verkkolaskuilla olevan tiedon käsittelyä varten. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten TALTIO-hankkeen tuomat muutokset vaikuttavat asunto-osakeyhtiöiden taloushallintoon. Opinnäytetyöllä ei ollut toimeksiantajaa.

Tutkimuksessa käytettiin laadullista eli kvalitatiivista tutkimusmenetelmää. Työn empiirisessä osassa eli viitekehyksessä tutkittiin digitaalisen taloushallinnon määritelmää sekä TALTIO-hankkeeseen kuuluvia kehityskohteita. Lähdeaineistona käytettiin alan kirjallisuutta, artikkeleita, sähköisiä lähteitä ja haastatteluja. Opinnäytetyössä tutkittiin toisen näkökulmana taloushallinnon digitalisaation vaikutuksia asunto-osakeyhtiön tilintarkastuksen suunnitteluun ja suorittamiseen. Työssä tutkittiin myös taloushallinnon digitalisaation tuomia haasteita ja riskejä asunto-osakeyhtiön taloushallintoon ja tilintarkastukseen.

Opinnäytetyössä saatiin selville, miten taloushallinnon digitalisaation yleistyminen vaikuttaa asunto-osakeyhtiön taloushallintoon ja tilintarkastukseen. Digitalisaatio mahdollistaa taloushallinnon rutiinitehtävien automatisoinnin, kuten esimerkiksi myynti- ja ostolaskujen sekä korttimaksukuittien käsittelyn. Digitalisaation yleistymisen haasteita ovat taloustiedon poikkeavat standardit, asiakkaiden mieltymys paperilaskutukseen sekä järjestelmien pirstaleisuus. Digitalisaation riskejä ovat logiikkavirheistä aiheutuvat massavirheet, tietoturvan puutteellisuus sekä ammattitaidon puute. Digitalisaatio mahdollistaa nykyistä tehokkaammat ja laajemmat tilintarkastusmenetelmät käyttäen standarditietoon perustuvia tilintarkastustyökaluja. Lisäksi se mahdollistaa paikasta riippumattoman tarkastuksen suorittamisen. Digitalisaation haasteita ovat tilintarkastuksen suunnittelun vaikuttavat muutokset ja taloustiedon saaminen hyödynnettävään muotoon. Digitalisaation tuomia riskejä tilintarkastuksessa ovat kontrolliriskien lisääntyminen, tietoturvan puutteellisuus sekä taloushenkilöstön ammattitaidon puute. Digitalisaation tuomat muutoksen hyödyttävät enemmän asunto-osakeyhtiöiden taloushallintoa, kuin tilintarkastuksen suorittamista, johtuen niiden vakiomuotoisesta toiminnasta. Digitalisaation tuomat haasteet ja riskit vaikuttavat samalla tavalla taloushallintoon sekä tilintarkastukseen.

The purpose of this thesis was to examine the effects of the digitalisation of financial management in a limited liability housing company’s accounting and auditing. The topic of the thesis is based on the TALTIO program managed by Suomen Taloushallintoliitto. TALTIO program creates a standard model for structured data for the eInvoice. The objective of the thesis was to define the effects of TALTIO program in housing companies’ accounting and auditing. This thesis was not commissioned by a client.

The research method of this thesis was qualitative. The empiric background examined the definition of digital accounting and the different goals and products set forth by the TALTIO program. The research material consisted of digital accounting themed literature, articles, internet sources and interviews. The alternative view point of this thesis was to examine the challenges and risks caused by digitalisation in limited liability housing company’s accounting and auditing.

The thesis clarified the effects of digitalisation in a housing company’s accounting and auditing. Digitalisation enables the automation of routine processes in accounting, such as processing of sales and purchase invoices and receipts. The challenges in digitalisation are irregular standards used by eInvoices and financial management software and the clients’ preferences regarding paper invoices. The risks brought by digitalisation are systematic errors caused by faulty logical rules in automated accounting processes, lacking information security and the lack of IT-accounting competence. Digitalisation enables auditors to run complex analyzes much more efficiently on much larger samples of source documentation and financial data by using specific analytic auditing software. Digitalisation of accounting also enables the auditor to access the client’s financial data from any place. The challenges brought by digitalisation are new requirements for audit planning and getting the financial data in a usable format for analyzing. The audit risks brought by digitalisation are increasing risks in monitoring of accounting processes, information security issues and the lack of IT expertise of auditors. The benefits brought by digitalisation are more substantial in a housing company’s accounting than auditing. This is due to the static and neutral nature of housing companies’ business intention. However, the challenges and risks brought by digitalisation effects the accounting and auditing in the same manner.