Ohjeistus uuden tuotteen perustamisprosessille Motoral Oy:ssä

Abstract

Yritystoiminta on jatkuvassa murroksessa ja pysyäkseen kehityksessä mukana, tulee yrityksellä olla rohkeutta katsoa toimintojaan kriittisesti ja halua kehittää niitä paremmiksi. Tässä kehityksessä prosessiajattelun implementointi on yksi vaihtoehto, ja sillä voidaan saavuttaa merkittäviä parannuksia yrityksen tehokkuudessa niin operatiivisesti kuin taloudellisestikin.

Tuotetiedonhallinnan merkitystä yhtenä yrityksen menestyksen moottorina ei voida enää millään mittarilla väheksyä, etenkään verkossa tapahtuvan kaupankäynnin osalta. Tänä päivänä asiakkaat odottavat saavansa haluamansa tiedon välittömästi, ja mikäli ensimmäinen yritys ei haluttua tuotetietoa tarjoa, siirtyvät asiakkaat kilpailijan verkkosivuille. Hyvin hoidettua tuotetiedonhallintaa voidaankin näin ollen pitää kilpailuedun sijaan välttämättömyytenä.

Tässä toiminnallisessa opinnäytetyössä käsitellään kohdeyrityksen eli Motoral Oy:n tukkukaupan tuotetiedonhallintaa ja toimeksiannon kohteeksi valikoitui uusien tuotteiden perustamisprosessi. Yrityksellä ei tällä hetkellä ole yhtä selkeää toimintatapaa tai ohjeistusta uusien tuotteiden perustamisprosessille, ja tämän on havaittu aiheuttavan puutteita tuotetiedoissa, joka taas vaikuttaa työllistävällä tavalla moneen muuhun yrityksen toiminnan osa-alueeseen, kuten varastointiin ja myyntiin. Tästä syystä opinnäytetyön tuotoksena syntyvä ohjeistus uusien tuotteiden perustamisprosessille on yritykselle erittäin tarpeellinen.

Ohjeistus toteutetaan neljävaiheisesti kartoittamalla ensin nykytilanne tuotehallinnan ja tietojärjestelmien parissa työskentelevien henkilöiden haastattelujen avulla, jonka jälkeen analysoidaan tarvittavat kehityskohteet ja todetaan mikä nykyisten tietojärjestelmien puitteissa on mahdollista toteuttaa. Tämän jälkeen laaditaan itse ohjeistus opinnäytetyöntekijän oman työkokemuksen ja haastatteluissa saatujen tietojen pohjalta. Erityisen tärkeänä vaiheena opinnäytetyöntekijä pitää sitä, että ennen ohjeistuksen julkaisua henkilökunnan käyttöön, sen laatu ja tietojen oikeellisuus varmistetaan. Tämä tapahtuu järjestelmäasiantuntijoiden, yrityksen eri osastojen esimiesten ja tuotehallinnan parissa työskentelevien henkilöiden avulla.

Tavoitteena on laatia mahdollisimman selkeä ja yksiselitteinen ohjeistus päivittäisen työskentelyn avuksi ja sitä myötä minimoida virheellisten ja puutteellisten tuotetietojen määrä yrityksen käyttämissä järjestelmissä. Selkeyden ja ymmärrettävyyden vuoksi ohjeistuksessa käytetään runsaasti kuvakaappauksia kaikista prosessiin liittyvistä järjestelmistä, minkä lisäksi ohjeistuksessa kerrotaan miksi kyseiset tuotetiedot on tarpeellista täyttää ja mihin kaikkeen nämä tiedot yrityksen toiminnassa vaikuttavat. Ohjeistuksen avulla pyritään siis myös lisäämään työntekijöiden tietoutta yrityksen käyttämistä järjestelmistä, ei ainoastaan kuvaamaan tämän yhden prosessin kulkua.

Sekä ohjeistus että opinnäytetyö on laadittu kesän ja syksyn 2017 aikana. Opinnäytetyön tuotoksena syntyvää ohjeistusta ei julkisteta siinä näkyvien salassa pidettävien tietojen vuoksi, joten opinnäytetyön liitteenä julkaistaan ainoastaan ohjeistuksen sisällysluettelo.