Dokumentinhallinnan kehittämiskoh-teiden kartoitus Valtion tieto- ja vies-tintätekniikkakeskus Valtorin TUVE-viestintäpalveluyksikössä

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin TUVE-viestintäpalveluyksikkö. TUVE-viestintäpalveluyksikössä työskentelee 23 henkilöä ja tuotettavia palveluita on useita. Tuotettavien palveluiden monimuotoisuuden myötä myös dokumentaatiota on monenlaista ja sitä on määrällisesti paljon. Toiminnan tehokkuuden sekä osaamisen kannalta dokumentinhallinta on tärkeä osa yksikön toimintaa. Työn tavoit-teena oli löytää dokumentinhallinnan kehittämiskohteet ja näin tuottaa pohjatietoa tie-donhallinnan kehittämiselle. Tutkimusmenetelmänä käytettiin vertailevaa tapaustutkimusta. Aluksi selvitettiin mitä toimiva dokumentinhallinta on teoriassa. Teoriaosuuteen valittiin joukko dokumentinhal-linnan ydinominaisuuksia, jotta kokonaisuutta pystyttiin vertaamaan nykytilanteeseen hallitusti. Teoriaosuuden jälkeen selvitettiin, minkälainen on dokumentinhallinnan nykyti-lanne TUVE-viestintäpalveluyksikössä. Nykytilanteen selvittämiseksi tehtiin kysely kohteena olevan yksikön henkilöstölle, haastateltiin yksikön esimiestä sekä tehtiin osallistuvaa havainnointia. Nykytilanteen kartoituksen jälkeen saatuja tuloksia verrattiin teoriaosuuteen ja vertailun tuloksena löydettiin joukko dokumentinhallinnan kehittämiskohteita. Tulokset osoittivat, että kehitettävää löytyisi jokaiselta tutkimukseen valitulta osa-alueelta. Kyselyn tulosten perusteella osa kehittämiskohteista koettiin selkeästi tärkeämmiksi kuin toiset. Tulosten analysoinnin jälkeen listattiin johtopäätöksiin kehittämiskohteiden lisäksi mahdollisia jat-kotutkimusaiheita, joista ensimmäinen olisi selvittää kuinka löydetyt kehittämistä vaativat kohdat saataisiin korjattua ja mikä järjestelmä tähän sopisi parhaiten.

Thesis was commissioned by Valtori TUVE communication services. TUVE communication services employees a total of 23 persons and have a number of services produced. Thus, the documentation comes in many shapes and quantitatively much. The efficiency of operations, as well as know-how in terms of document management is an important part of the operation unit. The aim was to find a document management development targets and thereby provide a basis for the wider development of data management and improve effi-ciency. Comparative case studies were used as the research method. At first the study examined what is the document management in theory. The set of document management main features was elected to theoretical part of the thesis so that it was possible to compare it to the current situation in a controlled manner. The part which examined the current state of document management came after the theory part of the thesis. To clarify the current situation, a survey was conducted throughout the TUVE communication service unit per-sonnel, interviewed the Head of Unit and participant observation was made. After the survey about the current situation the results were compared with the theoretical part of the thesis and the set of document management development targets were found. The results showed that improvements can be found in every part of the research in the selected area. Based on the results of the survey, some areas for improvements were seen more important than others. After analyzing the results the development targets were listed as well as possible topics for the further research. The first further research topic would be to find out how to solve the problems that were found.