Palkanlaskennan elinkaari : Työohje L&T:lle

Abstract

Tämä toiminnallinen opinnäytetyö tehtiin Lassila & Tikanoja OyJ:n toimeksiannosta. Opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa Lassila & Tikanojan palkanlaskennan työohjeiden nykytilanne ja selvittää, millainen uuden työohjeistuksen tulee olla tukeakseen palkanlaskennan tehtäviin perehtymisessä. Ohjeen tavoitteena oli dokumentoida työyhteisössä olevaa hiljaista tietoa ja etsiä mahdollisuuksia maksuryhmien toimintatapojen yhtenäistämiselle.

Opinnäytetyö koostui kahdesta osasta: opinnäytetyöraportista, jossa esiteltiin työn teoreettisen viitekehys, tutkimusmenetelmät ja johtopäätökset sekä kehitystyön tuloksena syntyneestä palkanlaskennan työohjeesta. Opinnäytetyön teoreettisen viitekehyksen muodosti palkkahallintoa ja perehtymistä käsittelevä alan kirjallisuus.

Tutkimusaineisto koostui olemassa olevista palkanlaskennan ohjeistuksista. Tietoa kerättiin havainnoimalla ohjeistusten kykyä opastaa työssä. Työn tekemisestä tehtyjen havaintojen perusteella katsottiin tärkeäksi, että ohje ei ainoastaan kuvaa eri työvaiheita vaan lisää myös perehdytettävän ymmärrystä yksittäisten työvaiheiden merkityksestä koko palkanlaskentaprosessissa. Työohjeen tuli myös olla niin perusteellinen, että uusi työntekijä suoriutuu sen avulla palkanlaskennan perustyötehtävistä. Työohjeessa käytettiinkin runsaasti kuvia havainnollistamaan työvaiheita.

Työohje syntyi tiiviissä vuorovaikutuksessa Lassila & Tikanojan palkanlaskijoiden kanssa. Lopuksi ohjetta testattiin uuden perehdytettävän kanssa ja hänen kommenttinsa huomioitiin ohjeen lopullisessa versiossa.

This functional thesis was commissioned by Lassila & Tikanoja Ltd. The objective of the thesis was to study the existing payroll work instructions and to find how the renewed instruction should be formulated in order to promote the induction of new payroll clerks. The aim was also to unify the instructions of different payroll groups and document prevailing tacit information.

The thesis consisted of two different contributions in theory and development. The object of development was the existing work instructions at the payroll of Lassila & Tikanoja Ltd. The literary review was conducted on the legislative framework of employment and the theory of the induction.

The research material consisted of the existing payroll work instructions. Information was collected by observing the ability of these instructions to guide the work. Based on the results, it was concluded that the instruction should not only describe different stages of work but also to reinforce the understanding of the importance of a single work stage to the overall payroll process. By using the instruction, new payroll clerks were supposed to handle basic payroll tasks. The renewed instruction was illustrated with the screenshot prints to visualize individual work stages.

The development of the work instruction took place in a close interaction with the payroll clerks of Lassila & Tikanoja Ltd. The work instruction was tested with a new employee and her comments about the usability of the instruction were taken into account in the final version of the instruction.