Tapahtuman järjestäminen : case: Future Food tutkimus- ja tuotekehitysyksikön Avoimien ovien -päivä

Abstract

Opinnäytetyömme toteutettiin toiminnallisena, ja sen aiheena oli suunnitella ja toteuttaa Future Food tutkimus- ja tuotekehitysyksikölle Avoimien ovien päivä – tapahtuma. Tapahtuma toteutettiin keskiviikkona 29.3.2017 kello 15–18. Tapahtumaan kutsuttiin sata Pohjois-Savon alueen elintarvikealan yritystä, joista kahdestakymmenestä ilmoit-tautuneesta henkilöstä paikalle saapui 16 henkilöä. Tapahtumapäivä koostui Kuopion kaupungin yhteistyökoordi-naattorin pitämästä luennosta, kahdesta kierroksesta Future Food – tiloihin, Savonian opiskelijoiden valmistamista kahvitarjoiluista, sekä Metoksen ja Solotopin laite-esittelyistä. Kävijät olivat tyytyväisiä tapahtumaan ja erityisesti luentoon.

Tässä työssä käsittelemme ensin tapahtuman järjestämistä teoreettisella tasolla, jossa kerromme monipuolisesti tapahtumaprosessista. Toinen osa käsittelee toteuttamaamme tapahtumaa, jossa kerromme tapahtuman suunnitte-lun etenemisestä, toteutuksesta, jälkimarkkinoinnista, sekä saamastamme palautteesta. Yhteenvedossa ja johto-päätöksissä pohdimme omaa kehitystä ja oppimista, sekä tapahtumasta koitunutta hyötyä, tavoitteiden täyttymistä, haasteita ja kehityskohteita.

Toimeksiantajamme halusi lisätä Future Food tutkimus- ja tuotekehitysyksikön tunnettavuutta, sekä tuoda enem-män esille tuotekehitystä, kuluttajatutkimusta ja laboratoriopalveluita. Tunnettavuutta haluttiin lisätä erityisesti cate-ring-, mikro-, ja pk-sektorin elintarvikealanyritysten, sekä suurtalouskeittiöiden osalta. Tapahtuman tavoitteena oli myös lisätä palveluiden tunnettavuutta Savonia-ammattikorkeakoulun henkilökunnan sisällä. Tapahtumalle ei asetet-tu kävijämäärätavoitetta, vaan toivottiin, että saataisiin yhteydenottopyyntöjä.

Our thesis is functional, and its subject was to plan and implement an “Open Day” event for the Future Food re-search and product development unit. The event took place on Wednesday 29.3.2017 from 3 pm to 6 pm. We sent an invitation to one hundred food industry companies in Pohjois-Savo. Twenty signed up for the event and 16 of them arrived to the event. The event day consisted of a lecture, two rounds of Future Food rooms, equipment’s demonstrations and coffee serving made by Savonia students. Visitors were satisfied with the event and especially they liked the lecture.

In this thesis, we handle the theoretical part of organizing an event first, where we tell about event process. The other part of this work handles realization of the event, where we tell about how our plans progress, and realization, after marketing, and the feedback we got. In the summary and conclusions, we ponder our own progress and learn-ing, and benefit from the event, realize of goals, challenges and development targets.

Our mandator wanted to make the Future Food research and product development unit more known and bring up more product development, consumer research and laboratory services. Especially they want to add reorganizability to catering, small and middle-sized food industry companies and institutional kitchens. They also wanted to add reorganizability for Savonia staff. We didn’t set a goal of number of visitors to our event, but we hoped to get con-tact requests.