Dokumenttien hallintajärjestelmän valinta Ovako Bar Oy Ab:lle
Naukkarinen, Riikka; Anttonen, Heidi (2010)
Naukkarinen, Riikka
Anttonen, Heidi
Saimaan ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201004277037
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201004277037
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tarkoituksena oli sopivan dokumenttien hallintajärjestelmän etsiminen Ovako Bar Oy Ab:n teknisen kunnossapidon tarpeisiin. Aineisto kerättiin haastattelujen, tuote-esittelyjen ja kyselyjen avulla. Sopivia järjestelmiä etsittiin tutustumalla järjestelmätarjontaan Internetissä.
Työ tehtiin kartoittamalla markkinoilla olevat hallintajärjestelmät, jotka täyttivät teknisen kunnossapidon määrittelemät kriteerit, joista tärkeimpinä olivat: tiedoston lukitus, versionhallinta ja esikatselu.
Nykytilanne ja haluttujen ominaisuuksien selvittäminen toteutettiin kyselyn ja haastattelujen avulla. Tämän jälkeen tutustuttiin markkinoilla oleviin järjestelmiin, joista viiteen: Alfresco, ArkistoPro, Dynasty, HyperDoc ja M-Files, tutustuttiin tarkemmin. Viidestä valitusta testattiin kolmen järjestelmän (Alfresco, HyperDoc ja M-Files) demoversioita.
Kahdesta parhaimmasta eli ArkistoProsta ja M-Filesista pyydettiin esittelijät esittelemään tuotetta Ovakon neuvottelutiloihin, jotta myös tietohallinto ja työnantaja voisivat tutustua tuotteisiin lähemmin. Lisäksi selvitettiin myös Dokumenttihotelli -vaihtoehtoja, mutta niitä ei markkinoilla juurikaan ollut. Lopullinen valinta kunnossapidon dokumenttienhallintajärjestelmäksi oli M-files, sillä se täytti kaikki vaatimusmäärittelyt.
Selvitystyön tuloksista voidaan päätellä vaikka markkinoilla on lukuisia eri järjestelmävaihtoehtoja, vain pieni osa täyttää kaikki vaatimusmäärittelyt. Kaikkien järjestelmien vakio-ominaisuuksiin kuuluu tiedoston lukitus ja versionhallinta. Versionhallinta ei tosin välttämättä salli kovin monen version säilyttämistä. Lisäksi kaikista ei välttämättä löydy esikatselutoimintoa, mikä helpottaa huomattavasti etenkin oikean teknisen piirustuksen löytämistä.
Työ tehtiin kartoittamalla markkinoilla olevat hallintajärjestelmät, jotka täyttivät teknisen kunnossapidon määrittelemät kriteerit, joista tärkeimpinä olivat: tiedoston lukitus, versionhallinta ja esikatselu.
Nykytilanne ja haluttujen ominaisuuksien selvittäminen toteutettiin kyselyn ja haastattelujen avulla. Tämän jälkeen tutustuttiin markkinoilla oleviin järjestelmiin, joista viiteen: Alfresco, ArkistoPro, Dynasty, HyperDoc ja M-Files, tutustuttiin tarkemmin. Viidestä valitusta testattiin kolmen järjestelmän (Alfresco, HyperDoc ja M-Files) demoversioita.
Kahdesta parhaimmasta eli ArkistoProsta ja M-Filesista pyydettiin esittelijät esittelemään tuotetta Ovakon neuvottelutiloihin, jotta myös tietohallinto ja työnantaja voisivat tutustua tuotteisiin lähemmin. Lisäksi selvitettiin myös Dokumenttihotelli -vaihtoehtoja, mutta niitä ei markkinoilla juurikaan ollut. Lopullinen valinta kunnossapidon dokumenttienhallintajärjestelmäksi oli M-files, sillä se täytti kaikki vaatimusmäärittelyt.
Selvitystyön tuloksista voidaan päätellä vaikka markkinoilla on lukuisia eri järjestelmävaihtoehtoja, vain pieni osa täyttää kaikki vaatimusmäärittelyt. Kaikkien järjestelmien vakio-ominaisuuksiin kuuluu tiedoston lukitus ja versionhallinta. Versionhallinta ei tosin välttämättä salli kovin monen version säilyttämistä. Lisäksi kaikista ei välttämättä löydy esikatselutoimintoa, mikä helpottaa huomattavasti etenkin oikean teknisen piirustuksen löytämistä.