Tapahtumajärjestäjän luvat ja ilmoitukset digisovelluksena - Case VuokattiSport

Abstract

TIIVISTELMÄ

Tekijä: Rantala-Sorsa Eija Työn nimi: Tapahtumajärjestäjän luvat ja ilmoitukset digisovelluksena – Case Vuokattisport Tutkintonimike: tradenomi AMK, liiketalous Asiasanat: tapahtumat, digisovellus, palvelumuotoilu, laki, ilmoitukset, käytettävyys

Vuokatin Urheiluopisto on suosittu tapahtumajärjestämispaikkana. Omien järjestettävien tapahtumien lisäksi monet ulkopuoliset tahot järjestävät tapahtumia urheiluopistolla. Vuokatti Hiihto ja Hiihdon Suomen Cup ovat näistä suurimpia tapahtumia. Tapahtumajärjestäjän vastuulla on täyttää lakien mukaiset tapahtumajärjestämistä koskevat lupa-anomus- ja ilmoituslomakkeet eri tahoille.

Koska Vuokatin Urheiluopistolla ei ollut tapahtumajärjestäjälle annettavaa opasta tai dokumentoitua Internet-sivustoa, joka auttaisi tapahtumajärjestäjää tekemään lupa-anomus- ja ilmoituslomakkeet, niin saatiin toimeksiantosopimus kehittämistyöstä. Työn tarkoituksena oli laatia tapahtuma-järjestäjän digisivusto, jolta kaikki tarvittavat lomakkeet olisi helposti löydettävissä. Työstä hyötyy Vuokatin Urheiluopisto omien tapahtumien järjestämisessä, mutta myös ulkopuoliset tapahtumajärjestäjät ja tapahtumiin osallistuvat asiakkaat tapahtumaturvallisuuden ollessa taattu.

Työ oli mieluinen, koska olen ollut aiemmin töissä Vuokatin Urheiluopistolla ja halusin auttaa toimeksiantajaa tässä kehittämistyössä. Lisäksi työ oli ajankohtainen, monille osapuolille hyödyllinen ja kehitti omaa oppimistani.

Kehittämistyö toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä, jonka tuloksena syntyi konstruktio eli tapahtumajärjestäjän lupa- ja ilmoitussivusto. Teoreettisena viitekehyksenä käytettiin tapahtuman järjestämistä, palvelumuotoilua sekä digisovellusta ja sen käytettävyyttä. Kehittämistyössä käytettiin apuna teoreettisen viitekehyksen lisäksi asiantuntijoilta saatua konsultaatiota, haastattelua, havainnointia ja yhteistyötä Vuokatin Urheiluopiston kanssa. Työn empiirinen osuus koostuu tapahtumajärjestäjän digisivustosta, sähköisestä tapahtumahakemuslomakkeesta sekä kehitystyön vaiheiden ja tuloksen raportoinnista.

Tapahtumajärjestäjän digisivusto on julkinen, joten työ hyödyttää yleisesti tapahtumajärjestäjiä ja on siten käytettävissä minkä tahansa tapahtuma järjestämiseen. Työn luotettavuus perustuu lakiin pohjautuvaan tietoon ja viranomaistahoilta konsultaationa saatuun tietojen varmistamiseen.

Johtopäätöksenä todetaan, että teoreettiset viitekehykset tukivat toiminnallista opinnäyte- ja kehittämistyötä, jonka avulla toimeksiantajan toiveet ja tavoitteet täytettiin.

ABSTRACT

Author: Rantala-Sorsa Eija Title of the Publication: Permits and Notifications of an Event Organizer as Digital Application – Case Vuokatti Sport Institute Degree Title: Bachelor of Business Administration, Business Administration Keywords: event, digital application, service design, law, notification, usability

Vuokatti Sport Institute is a popular place to organize events. It has events of its own but, in addition, many external fellowships or sport clubs want to implement events there; Vuokatti Hiihto and Finnish Skiing Cup are one of the biggest ones. The event organizer has the responsibility to fill in all the permit applications and notifications required by the law and it has to submit them to various authorities.

Because there was no guide for an event organizer or any documented web page at the Vuokatti Sport Institute, which could help the organizer to do all the required forms, I was commissioned to do this development work. The purpose of this thesis was to create a digital application site where all the forms could be easy to find. The benefits from this go to the Vuokatti Sport Institute when organizing events of its own, but in addition many external organizations – and to participants as well - when the safety of the events is guaranteed.

I had worked at Vuokatti Sport Institute earlier and want to help the principal in this work of development. In addition, this thesis was topical, useful and it also supported the learning.

The development work was done as a functional thesis and its result was a construction or site of permits and notifications for the organizer of events. Design of the service, digital application and its usability and also the organization of events are used as a theoretical framework in this work. Consultation of experts, interviews, observation and cooperation with the Vuokatti Sport Institute were used as research methodology. The empirical part contains reporting the phases of the development work, and the results and the digital application site for the organizer of the events.

The digital site is public so the result can be used generally. The reliability of the thesis is increased by information based on law and information obtained as a consultation from authorities.

As a conclusion, it can be stated that the theoretical framework supported the functional thesis or the development work, whereby the wishes and goals of the principal were fulfilled.