Skaalautuva ERP-järjestelmä perustettavalle vähittäiskaupan yritykselle X

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli auttaa perustettavan yrityksen X ERP-järjestelmän valinnassa. Perustettava yritys X toimii kaupanalalla eli ostaa, myy, vaihtaa, huoltaa ja korjaa tuotteita. Yritys työllistää aluksi yhden henkilön, ja sen tarkoitus on toimia pääasiassa verkkokaupassa.

Tutkimus tehtiin kvalitatiivisin menetelmin. ERP-asiantuntijoita haastateltiin sähköpostilla ja näin selvitettiin, kuinka järjestelmän valintaa tulisi lähestyä. ERP-järjestelmävaihtoehtoja kartoitettiin tutkimalla heidän verkkosivujaan, sähköpostikeskusteluilla, verkkosivujen chat-palvelun avulla ja soittamalla järjestelmän tarjoajille. ERP-järjestelmävaihtoehdoista pyydettiin tarjouksia ja toimintoja käytiin tarkemmin läpi myyntihenkilöiden kanssa. Tutkimusongelmaksi muodostuikin aikataulun kiireellisyys asiantutijahaastatteluissa ja tarjouksien saamisessa sekä luottamuksellisuudessa.

ERP-järjestelmävaihtoehdoista valittiin useampi kohde tarkempaa tarkastelua varten ja näistä pyydettiin myös tarjousta. Lopulliseen vertailutaulukkoon saatiin vain kolme vaihtoehtoa. Vertailusta jouduttiin jättämään hinnat pois, koska tarjoukset olivat luottamuksellisia ja osassa järjestelmiä oli myös julkisia tarjouskampanjoita, jotka ovat määräaikaisia. Hinnat eivät siis todennäköisesti olisi päteviä ERP-järjestelmän käyttöönottovaiheessa.

Perustettavan yrityksen X ydinprosessiksi selvisi tutkimuksessa myynti. Myynti tulee tapahtumaan pääasiassa verkkokaupan kautta, joten kassajärjestelmän täytyy toimia yhdessä verkkokaupan kanssa. Asiakashallinta on tärkeä osa yrityksen toimintaa, jo-ten CRM:n toimivuus on olennaista. Kirjanpidon yritys ulkoistaa tilitoimistolle.

Tutkimuksessa selvisi, että perustetavan yrityksen ei taloudellisesti kannata hankkia räätälöityä ERP-järjestelmää. ERP-järjestelmän räätälöinti ilman yrityksen toimintojen vakiintumista on vaikeaa. Paras vaihtoehto onkin hyödyntää pilvipalveluratkaisuja yrityksen perustamisvaiheessa. ERP-järjestelmät ovat eri ohjelmistojen kokonaisuuk-sia ja perustettavan yrityksen X täytyykin lähestyä kokonaisratkaisua ydintoimintonsa eli verkkokaupan ja integroitavien järjestelmien kautta.

The objective of the thesis was to help an establishable company to choose a scalable ERP-system. The company is going to be in the retail business. The main idea is to buy, sell, trade, maintain and fix goods. First, the company will offer work only to entrepreneur and the main marketplace is the WWW.

Qualitative research methods were used for this study. ERP specialist and consultants were interviewed via e-mail to find out the best way to choose an ERP system. The ERP systems were charted by investigating their web pages, using e-mails and their web page chat services, as well as calling the companies. The second phase was to ask offers from the ERP system providers and acquiring better understanding of the systems via e-mail conversations with the sales representatives. The main problem was the tight schedule on interweaving the ERP system specialists, getting the offers and handling the fact that the offers are confidential.

Few ERP system options were chosen for closing evaluation. The final comparison chart has only three ERP system options and the prices are not mentioned because the offers are confidential. Public offer campaigns for limited time also made the price comparison difficult since the prices would be different in few months.

The company will be focusing on selling goods from a web store but they also need a cash register that is easy to move around different places. Those two must be working together seamlessly. Accounting is going to be outsourced to accounting company.

Because of the financial facts the establishable company X cannot focus on custom ERP systems. The best would be to use cloud services. Customising ERP would also be difficult because the company has not started. The conclusion is that the company X must first choose their web store solution and integrate the other systems into that.