Riigimetsa Majandamise Keskus (RMK) luonnonhoito-osasto : Organisaatiomuutoksen perusteet

Abstract

Riigimetsa Majandamise Keskuksen (RMK) luonnonhoito-osastossa tapahtui kesäkuun 2008 ja tammikuun 2009 välisenä aikana kolme organisaation kokoon ja tehtäviin vaikuttavaa muutosta. Ensin osastoon liitettiin Elistveren eläinpuisto. Liitoksessa osastoon siirtyi seitsemän henkilöä tehtävineen. Toisessa vaiheessa RMK metsätalousosastossa tehtiin organisaatiomuutos, jonka yhteydessä osastoon tuli 15 uutta työntekijää. Kolmannessa vaiheessa Virossa lakkautettiin vuonna 2009 luonnonsuojeluvirasto (LKK). Viraston lakkauttaminen tehtiin poliittisella päätöksellä, joka sisälsi luonnonsuojelualueiden operatiivisten tehtävien siirtämisen RMK:n luonnonhoito-osaston vastuulle. Muut luonnonsuojelua koskevat tehtävät siirrettiin samassa yhteydessä perustetun Ympäristösuojeluviraston vastuulle. LKK:sta siirtyi 17 henkilöä entisine tehtävineen RMK:n palvelukseen. Osaston henkilökunta kasvoi 35 henkilöstä 80 henkilöön ja osaston tehtävät laajenivat huomattavasti.

Muutokset tapahtuivat nopeasti ja ennakoimatta. Perättäisissä muutoksissa osasto ei ehtinyt muuttaa toimintatapaansa vastaamaan muuttuneita olosuhteita. Tämän työn tarkoitus ja tavoite on selvittää uuden toimintamallin perusteet ja luoda pohja vuoden 2010 alusta käyttöön otettavalle toimintamallille. Selvitettäviä asioita ovat mm. työmäärät, asiakasmäärät ja – kontaktit, henkilökunnan sijoittuminen ja määrä sekä tärkeimmät sidosryhmät. Muutoksen tavoitteena on tehostaa toimintaa parantamalla osaston johdettavuutta, poistamalla hallinnollisia ja toiminnallisia päällekkäisyyksiä sekä yhdenmukaistamalla tehtävien sisällöt ja ammattinimikkeet.

Ennen muutoksia luonnonhoito-osastossa oli 13 retkeilyaluetta ja niiden muodostamaa tiimiä. Muutoksissa uudet henkilöt siirtyivät osastoon tehtävineen. Nämä henkilöt muodostivat aina uuden tiimin tai kustannuspaikan. Kaikkien kolmen muutoksen jälkeen osastossa on 28 budjettiyksikköä eli tiimiä. Toimintamallin uudistamisessa luotiin 11 alueellista tiimiä ja ns. esikuntayksikkö, johon kuuluvat mm. erikoisasiantuntijat ja projektipäälliköt. Osaston vastuulla ovat nykyään myös Viron viisi kansallispuistoa. Uudistuksessa muutetaan tiimien nimet siten, että niissä ei enää esiinny retkeilyalueen nimeä. Retkeilyalueiden ja kansallispuistojen alueelliset imagot ja nimet säilyvät edelleen.

Hallinnollisten tehtävien keskittäminen 11 alueelliselle tiimiesimiehelle poistaa päällekkäisyyksiä ja vapauttaa resursseja enemmän operatiivisiin tehtäviin, mm. paikkatietoaineistojen ajantasaistamiseen, retkeilyn rakenteiden luokittelun tarkentamiseen, kävijälaskentojen ulottamiseen uusille alueille. Suuremmat yksiköt ovat elinkelpoisempia, koska niissä voidaan helpommin ostaa palveluita, järjestää sijaisuuksia ja tarvittaessa paremmin erikoistua. Tiimit ovat jatkossa vertailukelpoisempia keskenään eri tunnuslukujen mukaan. Tärkeä tunnusluku on asiakaskustannus, joka päätetään RMK:n kehityssuunnitelmassa kolmen vuoden rytmillä. Yhdenmukaiset tehtävänimikkeet kertovat ulkoisesti mitä kukin organisaatiossa tekee. Samalla syntyy selkeät ammattiryhmät, joiden tasapuoliset työnsisällöt on helpompi määritellä. Muutoksessa syntyy koulutustarpeita uudelleen järjestettyjen tehtävien vuoksi. Henkilökuntaa siirtyy uusiin tehtäviin, he saavat uusia esimiehiä ja alaisia. Riskejä torjutaan mm. henkilökunnan osallistamisella, viestinnällä ja koulutuksella, johdon osallistumisella eri tiimien muutosvaiheisiin ja eri ammattiryhmien seminaareilla.

Riigimetsa Majandamise Keskus (The State Forest Management Centre, SFMC, RMK) manages all state-owned forests in Estonia. It´s main operating areas are forest administration, forest management, timber marketing, preservation of the natural environment, seed and plant management and hunting management on state-owned areas.

On one and a half years there were three big changes on Department of Nature Preservation. On the first stage the Zoo of Elistvere was transferred from Eesti Metsaselts (Estonian Society of Foresters) to RMK. On this operation also 7 employers were transferred to RMK. On the second stage RMK´s Forest Administration and Forest Management were reorganized. 17 employers were moved to department of Nature Preservation. And on the third stage there were made a political decision on arrangements of nature conservation task that are made by the State of Estonia. The authority (LKK, Estonia Nature Protection Agency) was closed and another one was established (Estonian Environment Protection Agency). At this point 15 employers were transferred with their tasks to RMK. 35 persons were working on department of Nature Preservation on June 2008. After these three changes there were working 80 persons.

The goal for this work is to find facts and methods on development of organization of Nature Preservation. We calculated amounts of clients, web-visits, all nature-based hiking trails and constructions and locations of personnel. There were made mappings on connections inside and outside the Department. Mostly used method on finding these figures was different databases in RMK, such as GIS-, visitor-, economic- and personnel systems. Internet was mainly used on checking acts and the other organizations, partners, NGO´s and authorities. Calculation point is 24 of September 2009. Also there were a lot of discussions between head of department, Mrs. Marge Rammo, and personnel and between department and Management Board of RMK, especially with Chairman of the Management Board Mr. Aigar Kallas. There were 28 budget-units which all were reporting directly to head of department. Head of department was supervisor for all the 80 workers. The goal for the change was that the new organization should be ready to start on the beginning of 2010. The units were reorganized to 11 areal teams. Benefits are: no more overlapping on administration, more time for supervisors on their main task, bigger teams which are easier to manage and are more resistible for economic changes, more resources on customer and field services, more possibilities to specialize and use special skills on the whole department. Also titles and the names of teams were renewed. Within these five new trades it is possible to develop the work inside the trade so that is equal and fair for all workers. All benefits are indirect and will be seen later. No direct saving on money in budget will be got on this stage.

Operational risks are checked on 2009. Risks on this change have also been considered. The main methods on preventing risks are conversation between the department and workers, meetings with the staff, head of department will take strongly apart and use time with the staff and new team leaders. Education and training are very important because there are now new team’s and many workers have different organization culture background.

In the end I wish to thank Mrs. Marge Rammo, Mr. Jaak Jansen and Mrs. Anu Almik for their great help. And special thanks I like to appoint to Mr. Aigar Kallas and Mrs. Marge Rammo for the enormous trust They have shown to me.