Tapahtuman järjestäminen : Case: Myyntityön koulutusohjelman Pikkujoulut

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena on tutkia tapahtuman järjestämistä teoriassa ja toteuttaa tämän teorian pohjalta erillinen opas. Opas on suunnattu Haaga-Helia ammattikorkeakoulun myyntityön koulutusohjelma tutoreille pikkujoulujen järjestämiseen. Myyntityön pikkujoulut järjestetään tutoreiden voimin täysin vapaaehtoisesti pikkujouluaikaan eli marras-joulukuussa. Pikkujoulujen tavoitteena on edistää ja kasvattaa koulutusohjelman yhteishenkeä ja tuoda koko koulutusohjelma yhteen.

Opinnäytetyöhön on koottu pikkujoulujen kannalta tärkeää teoriaa tapahtuman järjestämisestä. Tapahtuma on aikaan ja paikkaan sidottu sosiaalinen tilanne. Samanlaista tapahtumaa on mahdotonta luoda uudestaan, vaikka tapahtuma konsepti pysyisikin samanlaisena.

Tapahtuman järjestäminen on laaja projekti, jonka suunnitteluun tulee varata riittävästi aikaan ja siihen tulee paneutua huolella. Tapahtuman järjestämisessä on monta vaihetta ja aina valmiiksi saatu vaihe vaikuttaa aina seuraavaan. Tapahtuman järjestäjän tulee olla valmis nopeisiin muutoksiin ja oltava valmis tekemään nopeitakin valintoja.

Tapahtumaprosessi sisältää yhtensä kolme eri vaihetta: tapahtuman suunnittelu, toteutus vaiheen ja jälkimarkkinoinnin. Onnistuneen tapahtuman luomiseksi kaikki vaiheet tulee suunnitella ja toteuttaa huolella. Tapahtumien suurentuessa tehtävien ja vastuiden jakojen merkitys kasvaa huomattavasti. Projektipäälliköllä on siis suuri vastuu sinä, että oikeat henkilöt tulevat tekemään oikeita tehtäviä.

Toiminnallisessa osuudessa käytetään hyödyksi opinnäytetyöhön koottua teoriaa, vuosien 2014 – 2016 kerättyjä palautekyselyitä sekä omaa henkilökohtaista kokemusta pikkujoulujen järjestämisestä vuosina 2015 ja 2016. Palautekyselylinkki, johon pikkujouluihin osallistuneiden on ollut mahdollista täyttää, on toimitettu tapahtuman Facebook sivulle. Näitä palautteita hyödynnetään, joka vuosi, jotta tapahtuman järjestäjät pysyvät tietoisina, missä aikaisempina vuosina ollaan onnistuttu ja missä on vielä parantamisen varaan.

Myynnin käsikirjan avulla tutorit saavat kattavan käsityksen siitä, mitä kaikkea heidän tulee vähintään tehdä onnistuneen tapahtuman järjestämiseksi. Käsikirjan vinkeillä tuoreiden oma työtaakka kevenee ja heillä on selvä käsitys muidenkin tutoreiden vastuualuista.

Työ on toteutettu lokakuu 2016 – maaliskuu 2017 välisenä aikana.