Sähköisen arkistoinnin hyödyt tilitoimistolle ja sen asiakasyritykselle : Case: Mikkelin Yrityspalvelu Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on kirjanpito-ohjelma Visma Fivaldin sähköisen arkistoinnin sovellus. Toimeksiantajana työssä toimii Mikkelin Yrityspalvelu Oy. Työn tavoitteena on kehittää toimeksiantajan sähköistä arkistointia. Tutkimusongelmana on selvittää, minkälainen on käytössä olevan kirjanpito-ohjelman sähköisen arkistoinnin sovellus sekä sen tuomat hyödyt ja mahdolliset haasteet, joita tutkitaan sekä toimeksiantajan että sen asiakasyrityksen näkökulmista.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys muodostuu sähköisen taloushallinnon sekä sähköisen arkistoinnin osuuksista. Ensimmäisessä luvussa on esitelty asiat, joista sähköinen taloushallinto koostuu. Näitä ovat esimerkiksi sähköisen taloushallinnon ohjelmistot, prosessit sekä maksuliikenne ja palkanlaskenta. Yrityksen kirjanpito ja raportointi vaikuttavat myös toiseen teoriaosuuteen, eli sähköiseen arkistointiin. Näiden lisäksi toisessa teoriaosuudessa kerrotaan arkistoinnin tarkoituksesta sekä asiakirjahallinnasta ja –järjestelmästä. Luvussa on esitelty asiakirjojen säilytysajat sekä sähköisen arkistoinnin hyödyt.

Opinnäytetyön tutkimusosuudessa menetelmänä on käytetty laadullista tutkimusta. Aineisto tätä varten on koottu neljästä haastattelusta, joista kaksi tehtiin kasvokkain ja kaksi sähköpostin välityksellä. Haastateltavia kohteita olivat toimeksiantaja, sen asiakasyritys ja vertailukohteena toimiva toinen tilitoimisto. Tilitoimistoille suunnatuissa haastatteluissa tarkoituksena oli selvittää asiakkaiden suhtautuminen sähköiseen taloushallintoon ja arkistointiin. Asiakasyrityksen haastattelusta saatiin selville sähköisen arkistoinnin sovelluksen käyttäjäkokemukset.

Hyödyt, joita tämä opinnäytetyö toimeksiantajalleen tuo, ovat niitä konkreettisia asioita, joita toimeksiantaja voi palvelun kehittämisessä ottaa huomioon. Tulosten pohjalta toimeksiantajalle laaditaan kehitysehdotuksia palvelun parantamista varten niin, että asiakkaiden olisi helppo omaksua se yhdeksi palveluksi, joita he tilitoimistolta muiden taloushallinnon osien lisäksi hankkivat.

The subject of this thesis was the electronic filing application of the accounting programme called Visma Fivaldi. This thesis was assigned by Mikkelin Yrityspalvelu Oy, which is an accounting company and it operates in Mikkeli. The object of this bachelor’s thesis was to improve Mikkelin Yrityspalvelu’s electronic filing service. The research problem was to find out what the electronic filing application is like in use and the benefits and potential challenges of the application.

The theoretical framework of this bachelor’s thesis is based on two main chapters, which are electronic financial management and electronic filing. The first chapter presents the main subjects, which electronic financial management consist of. These subjects are for example the software and process of financial management, payment transactions and payroll. The company’s accounting and reporting also affect another theme, electronic filing. This theoretical part of the thesis deals with the meaning of filing, document management and document system. This chapter also discusses the storage times of the documents and the benefits of the electronic filing.

The research method of this thesis was qualitative research. The material for this research was collected by means of four interviews, two of which were made face to face and two through e-mail. The interviews were made with the representatives of Mikkelin Yrityspalvelu, its customer company and another accounting company, which was the target of comparison. The purpose of the interviews was to examine the stance of customers towards electronic financial management and filing. The interview with the customer company revealed the user experience of electronic filing.

The benefits, which this thesis introduces to Mikkelin Yrityspalvelu, are those concrete things, which Mikkelin Yrityspalvelu can take into consideration when it develops the electronic filing application. Based on the results of this research some suggestions are given for developing the service so that it would be easy for Mikkelin Yrityspalvelu’s customers to adopt the application as one of those services which they buy from an accounting company.