TALOUSHALLINNON KEHITTÄMINEN / SÄHKÖINEN LASKUTUS : Case Pohjois-Kymen Liikuntayhdistys ry

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantaja on kouvolalainen jääurheiluun erikoistunut urheiluseura. Yhdistyksen taloushallinnon kehittäminen ja toimiston päivittäisten rutiinien tehostaminen olivat tulleet ajankohtaisiksi toiminnan kasvettua kohtalaisen suureksi. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, miten yhdistyksen taloushallinnon järjestelmiä ja sovelluksia voitaisiin parantaa digitaalisuuden ja sähköisyyden avulla. Yhdistys toivoi taloushallinnon prosessia automaattisemmaksi ja siten läpinäkyvämmäksi sekä luotettavammaksi. Vaihtoehtona täysin uudelle ohjelmistolle yhdistys toivoi sähköisen laskutuksen mahdollistavaa lisäosaa liitettäväksi olemassa oleviin sovelluksiin.

Tämän opinnäytetyön tutkimusmenetelmä on kvalitatiivinen eli laadullinen tapaustutkimus, jonka teoreettinen tieto on etsitty taloushallinnon kirjallisuudesta, internetsivustoilta ja aiheisiin liittyvistä laeista. Empiirisen osion tiedot on koottu toimeksiantajan edustajaa haastattelemalla, havainnoimalla yhdistyksen päivittäisiä prosesseja ja ohjelmiston tarjoajien tuottamista esittelyistä. Tämä opinnäytetyö on vahvasti tapaustutkimus, koska tavoitteena oli löytää juuri tälle yhdistykselle sopiva taloushallinnon malli, eikä tämä tutkimus pyri yleistämään tietoa.

Projekti aloitettiin valitsemalla joukko eri ohjelmistontarjoajia ja lähetettiin heille tarjouspyynnöt. Ohjelmistojen hintoja ja ominaisuuksia vertailemalla valittiin parhaiten yhdistystoimintaan soveltuva täysin uusi ohjelmisto Netvisor Seurapaketti. Olemassa oleviin ohjelmiin sopivaksi lisäosaksi ehdotettiin Atsoft Oy Mäkisen Asteri Lähete/Laskutus -ohjelmaa.

Opinnäytetyön tuotos ei sinällään ole käytettävissä muiden vastaavien yhdistysten käyttöön, muutoin kuin teoreettiselta osuudeltaan. Tutkimuksen käyttäminen mallina vastaavissa tapaustutkimuksissa on kuitenkin mahdollista. Opinnäytetyön validiteetti toteutui hyvin kohtuullisen laajan vertailupohjan avulla. Toimeksiantajalla on nyt käytössään useamman ohjelmistontarjoajan materiaalit, ja se voi suosituksen perusteella tai siitä riippumatta tehdä valintansa, millaiseksi haluaa taloushallintoaan tulevaisuudessa kehittää.

This thesis and the case study were commissioned by PoKLi, an ice sports association located in Kouvola, Finland. The association has grown over the years, and it became necessary to update their financial administration and daily processes and routines. The objective of this bachelor’s thesis was to find out how digital or electronic billing could improve the financial administration of the association. The requirement of the association was to automate their financial administration and thus make it more transparent and reliable. As an alternative to a completely new software, the association also hoped to get suggestion for an add-on that could be connected to their existing software applications.

The research method of this thesis was a qualitative study. The theory was found in the literature of the field of financial administration, from internet sites and from the laws related to the topic. The empirical material was collected by interviewing the representative of the association, by observing the daily routines, and from the presentations of the software providers. This project had a strong perspective of a case study, while the main focus was to find a suitable model for the financial administration for this particular association. The research did not aim to generalise the information.

After evaluating the current situation, the project was started by choosing a set of suitable software providers and sending them a request for proposal. By comparing the prices, features and suitability of the completely new software system, the best option for this association was the Netvisor Seurapaketti designed for associations by Visma Solutions. The most suitable add-on for their existing application was the Asteri order confirmation and billing software by Atsoft Oy Mäkinen.

Only the theoretical part of this thesis is applicable to other similar associations. However, using this thesis as a model in a case study is possible. The validity of this thesis was fulfilled thanks to the relatively broad comparison base. The commissioner has now information about several suitable software providers, and they can select how they want to improve their financial administration in the future, either based on the recommendation of this thesis or regardless of it.