Kirjanpidon kehittämiskohteita yhdistyksen paikallisosastoissa: Suomen Punaisen Ristin Helsingin ja Uudenmaan piiri

Abstract

Opinnäytetyö Suomen Punaisen Ristin Helsingin ja Uudenmaan piirin paikallisosastoille on osa SPR:n osastojen omarahoitteista kasvuhanketta 2015–2017, jonka yleistavoitteena on Uudenmaan ja Helsingin piirin jäsenmäärien ja toimintojen kasvattaminen sekä johtamisjärjestelmän kehittäminen. Tämän opinnäytetyön aihe koski Helsingin ja Uudenmaan piirin taloushallintoa. Laureassa on samanaikaisesti meneillään myös muita liiketalouden opinnäytetöitä SPR:n kehityshankkeen puitteissa. SPR:llä toimiva kehittämispäällikkö Tapani Tulkki esitteli opinnäytetyöaiheet Laurean hanketorilla tammikuussa 2016.

Helsingin ja Uudenmaan piirin paikallisosastoja on yhteensä 58 ja jokaisella on omat osastokohtaiset tuloslaskelmansa. Alkuperäisenä ideana oli koota paikallisyksiköiden paperimuotoiset tuloslaskelmat yhteen Exceliin ja tehdä analyysiä näiden tietojen pohjalta sekä verrata euromääräisiä lukuja jäsenmääriin. Tietoja kootessa huomio kiinnittyi paikallisosastojen erilaisiin käytäntöihin kohdentaa tuloja ja menoja eri toiminnoille; analyysi tällaisen tiedon pohjalta ei antaisi luotettavaa kokonaiskuvaa. Tämän takia alkuperäinen tutkimuskohde muutettiin prosessin aikana yhdessä toimeksiantajan kanssa. Opinnäytetyö sisältää teoriaosuuden yhdistyksen kirjanpidosta, osastojen tuloslaskelmien analysoinnin, rahastonhoitajille tai kirjanpitäjille suunnatun kyselyn tulokset sekä kehitysehdotuksia kirjanpidon helpottamiseksi.

Teoreettinen viitekehys otettiin yhdistyksen taloushallinnon kirjallisuudesta ja SPR:n Rednet-sivuston materiaaleista. Tietoperustana käytettiin myös yhdistyslakia, kirjanpitolakia ja – asetusta sekä kirjanpitolautakunnan lausuntoja. Lisäksi saatiin kahdelta kirjanpitäjänä toimineelta vapaaehtoiselta informaatiota rahastonhoitajien ja kirjanpitäjien käytännön työstä paikallisosastoissa sekä haasteista, joita vapaaehtoiset rahastonhoitajat ja kirjanpitäjät työssään kohtaavat. Käydyn keskustelun perusteella pääteltiin, että kokonaisvaltainen käytännön kirjanpidon opas olisi tarpeellinen kaikkien piirien osastojen hallituksille sekä rahastonhoitajille ja kirjanpitäjille. Työssä esitetään yksityiskohtaisesti tutkimuksella selvitetyt koulutusta ja lisäohjeistusta vaativat kohteet.

Tutkimusmenetelminä käytettiin tuloslaskelmien analyysin lisäksi kaikille Helsingin ja Uudenmaan piirin rahastonhoitajille kohdistettua nettipohjaista kyselyä. Kyselyn tavoitteena oli selvittää kirjanpitäjien taustaa, motiivia toimia kirjanpitäjänä sekä yleisimpiä kirjanpidon solmukohtia. Kyselyn tuloksena selvisi kehittämistä vaativat kohteet ja erityisesti tarve koulutukselle tai kattavalle kirjanpidon oppaalle. Myös tuloslaskelmien analyysissa ilmeni, että erityisesti kulukirjaukset oikeille tileille vaativat ohjeistusta. Tuloslaskelmien analyysi antaa kuvan eri toimintojen rahamääräisistä volyymeistä, tulojen ja menojen jakautumisesta osastojen yhteenlaskettujen tuloslaskelmien osalta sekä korrelaatiosta lukujen välillä. Esille tuotiin myös joitakin yksittäisiä toimintoja, jotka ovat olleet tuottoisia. Toimeksiantaja hyödyntää opinnäytetyön tuloksia, havaintoja ja suosituksia taloudenhoidon kehittämisessä ja rahastonhoitajien tukea, koulutusta ja tukimateriaaleja kehitettäessä.

This thesis is part of the self-financed growth project 2015-2017 in local departments of the Red Cross district of Helsinki and Uusimaa. The main target of the project is to increase membership of the district and their activities and to develop the management system. The subject of this thesis concerned the Helsinki and Uusimaa district`s financial management. There are also other business thesis projects being carried out at the same time within the same development project. Development manager Tapani Tulkki from the Red Gross introduced thesis topics during the Laurea thesis project presentation day in January 2016.

There are 58 local departments in the Helsinki and Uusimaa district and each have their own departmental income statement. The original idea was to collate and analyze data from paper-based income statements for each local unit in an Excel worksheet and to compare this collected data with the number of the members. While collecting the data it was observed that there were different practices between units allocating income and expenses in different accounts; an analysis based on such information is not very reliable. As a result, the original research topic was changed in consultation with the association. The thesis includes a theoretical section examining the association`s accounting, an analysis of the departments` income statements, results of the survey directed to fund managers/accountants and development proposals for the Finnish Red Cross.

The theoretical framework concerning the association`s financial management was drawn from published literature, online sources and the Finnish Red Cross Rednet site materials. As a frame of reference, the thesis also used the association Act, the accounting Act and Decree and The Financial Accounting Standards Council statements. In addition, the author had a conversation with two volunteer bookkeepers from different units, who provided information about the work of a fund manager/an accountant in the units, as well as practical challenges that volunteer fund managers/accountants are exposed to during their work assignments. As a result of the debate it was felt that a comprehensive and detailed practical accounting guide would be necessary for all department of governments and fund managers/accountants.

In addition to the income statement analysis, the research methods included an online survey, which was sent to all accountants in the district of the Helsinki and Uusimaa. The target of the survey was to find the background of the accountants, their motivation to work as an accountant, as well as the hubs accountants are dealing with. The survey showed the tasks that need to be developed and a need for training or a comprehensive accounting guide. Also the income statement analysis showed that the correct allocation of expenses needs guidance. The analysis of the income statements gives an overall picture of the monetary volumes of various functions, the division of incomes and expenses in whole district as well as the correlation between the figures. Also, some activities that were profitable are raised. The association will use the results, outcomes and recommendations of the thesis in the development of its financial management and fund managers’ support, training and support materials.