Yhdistyksen turvallisuusasiakirjan laatiminen

Abstract

This thesis is functional and associated with working life. The purpose of the thesis was to plan and to produce a security document for the needs of Suomen Latu association. The completed security document compiles the security principles and guidelines of the association. The intention is to instruct the personnel in the actions made to control the security measures in the events organized by the association. First and foremost the security document is meant to be used as a tool within the organization to help complete the planning and controlling tasks of the association. The purpose of the security document is to develop and standardize the security measures among the Suomen Latu as a central association and its member associations.

There is no detailed definition for the contents of a security document in the Finnish legislation. To define the relevant contents there were two ways of approaching the subject, both the legislation considering the key concepts and the principles and guidelines of the association. The thesis also discusses about the role of an association as the organizer of events and customer services with activities.

The methods in achieving the aims of the thesis were developing research and observation. To comprehend the original and agreeable level of security in an association a risk analysis was conducted among the personnel. The analysis focused on different work assignments of the personnel. Observation was used to support the conducted analysis.

The usability of the security document has been ensured by interviewing the planned user group by using the security document issues and the principles of the association as interviewing themes. The executive committee of the association accepts the security document before introducing it. The training of the personnel and the introduction are not included in the thesis and will be carried out later.

Tämä opinnäytetyö on vahvasti työelämälähtöinen, toiminnallinen kehityshanke, jonka tarkoituksena oli laatia yhdistyksen turvallisuusasiakirja Suomen Latu ry:n tarpeisiin. Valmistunut asiakirja kokoaa yhteen yhdistyksen turvallisuusperiaatteet ja -ohjeet ta-voitteenaan opastaa yhdistyksen henkilöstöä tapahtumien turvallisuusjärjestelyjen toteuttamiseksi tehtävässä työssä. Laadittu yhdistyksen turvallisuusasiakirja on ensisijai-sesti työkalu Suomen Latu ry:n toimiston suunnittelu- ja valvontatehtävän helpottamiseksi mutta myös jäsenjärjestöt tulevat soveltamaan sitä oman toimintansa kehittämi-seksi. Turvallisuusasiakirjan tavoitteena on ollut Suomen Latu ry:n ja sen jäsenyhdistysten toiminnan turvallisuuden kehittäminen ja yhdenmukaistaminen.

Yhdistyksen turvallisuusasiakirjan sisältövaatimuksia ei lainsäädännössä yksiselitteisesti säädetä. Laaditun turvallisuusasiakirjan sisällön perustelemiseksi opinnäytetyössä käsitellään yleisötapahtumiin ja kuluttajapalveluihin liittyvää lainsäädäntöä sekä Kuluttajaviraston ohjeita ohjelmapalveluiden turvallisuuden edistämiseksi. Lisäksi huomioidaan vahvasti myös Suomen Latu ry:n omat toimintaperiaatteet ja -ohjeistukset. Opinnäytetyössä pohditaan myös yhdistyksen asemaa tapahtumien ja ohjelmapalveluiden järjestäjänä.

Tutkimusmenetelmänä opinnäytetyössä on käytetty toimintatutkimusten oteperheeseen kuuluvaa kehittämistutkimusta. Turvallisuusasiakirjaan kohdistuvien yhdistyksen tarpeiden ymmärtämiseksi kehittämistutkimus osoittautui toimivaksi menetelmäksi. Yhdistyksen turvallisuuden lähtö- ja tavoitetason hahmottamiseksi ja siten opinnäytetyön tavoitteen tarkentumiseksi on suoritettu henkilöstön eri tehtäviin kohdistettu potentiaalisten ongelmien analyysi, jonka tueksi yhdistyksen toimintaa on havainnoitu osana toimivia organisaatioita.

Laaditun turvallisuusasiakirjan käytettävyyden ja kattavuuden varmistamiseksi tulevan käyttäjäryhmän jäseniä on haastateltu käyttäen teemoina asiakirjassa käsiteltäviä aiheita sekä yhdistyksessä vallitsevia toimintaperiaatteita ja -ohjeistuksia. Ennen käyttöönottoa yhdistyksen hallitus hyväksyy turvallisuusasiakirjan. Opinnäytetyön ulkopuolelle rajattu turvallisuusasiakirjan käyttöönottaminen tapahtuu vähitellen edeten henkilöstön kouluttamisesta käytännön soveltamiseen ja tavoiteltuihin toimintatapoihin.