Lean varhaiskasvatuksessa : Työkalu tiimitoimintaan ja johtamiseen

Abstract

Päivähoitoalaa koetteleva taloudellinen ahdinko, henkilöstöresurssien pienentyminen ja työtaakan lisääntyminen asettavat jatkuvasti uusia haasteita varhaiskasvatukselle. Tällaisen kehityskulun myötä tehostamisen keinot tulevat ajankohtaisiksi myös varhaiskasvatusalalla ja edellyttävät nykyisten toimintamallien muuttamista.

Tämän opinnäytetyön aiheen valinnan taustalla oli kohdeorganisaation työyhteisön tarve saada työkaluja ongelmanratkaisuun ja työhyvinvoinnin lisäämiseen resurssien ollessa niukat. Tutkimusaihe ja Lean menetelmänä sopii tehostamisajatteluun ja sitä kautta vastaa mahdollisesti myös työn kohdeorganisaation tarpeeseen löytää kehittämisinnovaatioita, joilla säästää rahaa. Työ toteutettiin laadullisena tutkimuksena toimintatutkimuksellista lähestymistapaa Leaniin soveltaen. Tarkastelun kohteena oli päiväkodin henkilöstön perustyönkuvan toimivuus Kangasalan kunnan varhaiskasvatusyksikössä. Tavoitteena oli jäsentää arkista työkulttuuria ja käytänteitä Lean-menetelmää apuna käyttäen.

Aineistonkeruu- ja kehittämismenetelminä käytettiin Lean-koulutusta, Lean-kehitystoimintaa ja ryhmähaastattelua. Painopisteenä haastatteluissa oli kunkin työntekijän tehtävänkuvan kirkastaminen ja toimintatapojen kehittäminen. Koska tietyt ongelmat tehtävänkuvissa ja toimintatavoissa nousivat toistamiseen esiin, oli haastatteluissa tarkoituksenmukaista hyödyntää Kourin Lean-kehitystoiminnan työkalua, jolla ratkaisua löytyneisiin ongelmiin haetaan etsimällä ongelman juurisyyt.

Tulokset analysoitiin aineistolähtöisellä sisällönanalyysillä ja Lean-menetelmän avulla. Vaikka ryhmähaastattelujen painopisteeksi oli valittu tehtävänkuvien kirkastaminen ja toimintatapojen kehitys, nousi esiin selkeimmin taustalla vaikuttava, kaikkia haastatteluryhmiä koskeva yhteinen ongelma: ajanpuute. Muita kaikissa haastatteluissa esiin nousseita ongelmia tekijöitä olivat suunnittelemattomuus ja sijaisten puute. Työn loppupäätelmäksi muotoutuukin perustyön merkityksen korostaminen: jos ei ole aikaa perustyölle, on vaikea antaa uuden kehittämiselle mahdollisuutta. Ratkaisuiksi perustyön tukemiseen nousivat suunnittelu, töiden jäsentely ja kirjaaminen.

Toimintatutkimusta ei voitu toteuttaa kaikilta osin suunnitellusti, sillä siihen ei järjestynyt aikaa tutkimusympäristöstä, ja tutkimuksessa syntyneen kehittämiskokeilun pilotointi jäi kokonaan pois. Tutkimuksen painopiste siirtyi täten Lean-filosofian mukaisiin työkaluihin, jotka tuotettiin toimintatutkimuksen keinoin varhaiskasvatusalan käyttöön. Tuotoksena syntyi varhaiskasvatusalalle sopivat ”Ajattele liinisti” -julisteet, joita voidaan käyttää yhtenä Lean-filosofiaan perustuvana johtamisen työkaluna.

The economic distress of daycare business, the decrease of personnel resources and the increase of workload are challenging the future of early education. Streamlining and optimising are current topics and the operating models are forced to evolve also in early education.

The background for choosing the subject was the need to find tools for problem solving and increasing wellbeing at a daycare work community in which the resources are scarce. The purpose was to study the basic job description of the personnel of a daycare center in Kangasala municipality. The aim was to structure the daily work culture and procedures using Lean methods.

The study was produced as a qualitative research by adapting activity analysis on Lean. Data collection and development methods were Lean education, Lean development and group interviews. The basis for the interview was Kouris’s Lean development tools, in which the solution to a problem is sought by seeking the main reasons of the problem.

The results were analysed using material analysis and Lean methods. The group interviews brought attention to one consistent factor; lack of time. Solutions were found from better planning, work structuring and filing.

The activity analysis could not be executed as planned, as it could not be fitted into the schedule of the subject organisation, and the experiment was completely left out of the research. The focus point of the research transferred to Lean compatible tools that were produced using an activity analysis. The result of this process was a series of ”Think Lean” posters that can be used as a Lean-based management tool in early education.