Success of a change management project in a multinational case company

Abstract

This thesis was implemented as an assignment received from a case company operating globally in marine and power generation industry. The purpose of the thesis was to study the change management project implementation in the case company's service organization's spare part supply function. Two functions in the customer serving end of this function were combined to cover globally all tasks and issues related to the supply of the spare parts. The thesis studied how the appointed project team implemented the change management project and what were the case company’s internal employees and management reactions towards the implementation.

The theoretical framework describes the program established in the case company and introduces the two main concepts concerning change management projects. There concepts are Anneli Valpola's five critical factors in change management and Donald Kirkpatrik's model to evaluate learning. In addition to these also other change management models were introduced and also the change experience was studied. The research is a case study that combined both qualitative and quantitative methods, as the two project managers were interviewed about the implementation, and three surveys to evaluate the implementation were presented to all stakeholders. The inter-views with the project managers were conducted in April 2016. The first two rounds of the surveys were held by the case company during 2015, but the last round was held in April 2016. Both, the interviews and the surveys were analyzed based on theory-based content analysis.

Based on the research results the project teams followed well the case company's project management model which had similar factors as the most common change management models. The stakeholder experience showed general satisfaction towards the implementation with minor resistance. Generally could be concluded the change project was successful, but the results not yet exactly what was expected.

Recommendations for future similar projects were derived based on the analysis. These were suggestions to involve the end customers more, base the project manager in the same location as the team, map the recruitment process per country well in advance, a global training plan and a one year follow up plan for the new setups to anchor the change into the culture better.

Tämä opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona kansainväliseltä yrityksyltä, joka toimii meriteollisuuden ja voimalaitostuotannon saralla. Opinnäytetyön tarkoituksena oli tutkis muutosprojektin muutosjohtamisen toteuttamista. Yrityksen huolto-liiketoiminta koki globaaleja muutoksia varaosatoimituksista vastaavassa funktiossa, jossa kaksi toimintoa yhdistettiin tekemään asiakaspalvelusta nopeampaa ja tehokkaampaa. Opinnäytetyössä tutkittiin myös miten eri sidosryhmät, joihin muutos vaikutti, kokivat projektitiimin muutosprojektin toteuttamisen.

Teoreettinen viitekehys kuvaa projektin alku- ja loppupään sekä kaksi keskeistä konseptia muutosprojekteja koskien. Nämä konseptit ovat Anneli Valpolan esittämät viisi kriittistä tekijää muutosprojekteissa sekä Donald Kirkpatrickin 4-tasoinen oppimista mittaava malli. Näiden lisäksi myös muita yleisiä muutosjohtamisen malleja käytiin läpi sekä syvennyttiin muutoskokemukseen.

Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, joka hyödynsi molempia, laadullista ja määrällistä tutkimusmetodia. Laadullinen osuus toteutettiin projektijohtajien haastatteluiden kautta, määrällinen osuus kyselytutkimuksina sidosryhmille. Haastattelut totetutettiin huhtikuussa 2016. Kyselyitä tehtiin yhteensä kolme per lokaatio, joista kaksi ensimmäistä yritys toteutti vuoden 2015 aikana, ja viimeinen tehtiin huhtikuussa 2016. Molemmat analysoitiin teoriaohjaavan sisältöanalyysin kautta.

Tutkimustulosten pohjalta voidaan sanoa yrityksen projektitiimin seuranneen hyvin yrityksen projektimallia, joka sisälsi samanlaisia kohtia kuin yleisimmät muutosjohtamisen mallitkin. Sidosryhmien kokemukset kyselyiden perusteella olivat yleisesti positiivisia, ja he olivat tyytyväisiä projektin toteuttamiseen, muutosvastarintaakin koettiin vain minimaalisesti. Yleisesti ottaen projektin sanottiin menneen hyvin, mutta tulokset eivät vielä vastanneet täysin odotuksia.

Tutkimuksen perusteella tehtiin myös kehitysehdotuksia tulevia, samankaltaisia projekteja varten. Nämä sisälsivät muun muassa loppuasiakkaien mukaan ottamisen projektiin, projektinjohtajien sijoittamisen samaan lokaatioon mutosryhmän kanssa, palkkausprosessien tarkastamisen etukäteen, globaalin koulutussuunnitelman, ja vuoden mittaisen suunnitteluvaiheen toteutuksen jälkeen muutoksen ankkuroimiseksi työkulttuuriin.