ERP-järjestelmän käyttöönottosuunnitelman laatiminen Destia Oy:lle
Juntto, Ville (2016)
Juntto, Ville
Savonia-ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605117084
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605117084
Tiivistelmä
Opinnäytetyön päätavoitteena oli laatia Destia Oy:lle käyttönottosuunnitelma Fujitsu C7 ERP-järjestelmää varten. ERP-järjestelmän hankinta oli osa VOIMA-hanketta, jonka myötä Destiassa otettiin käyttöön uusia talouden ja raportoinnin ohjelmistoja. Opinnäytetyössä raportoitiin suunnitelman laatimisen lisäksi henkilöstön kokemukset koulutuksista ja valmisteluista käyttöönottovalmiuden saavuttamiseksi.
Aluksi tutustuttiin kirjallisuus- ja verrokkitutkimuksiin, joiden perusteella laadittiin Destian kahdeksalle ja Fujitsun kahdelle työntekijälle puolistrukturoidut haastattelut. Tehdyn tutkimuksen perusteella laadittiin käyttöönottosuunnitelman ensimmäinen version. Palautekeskustelun jälkeen tehtiin opinnäytetyön lopputuotte, käyttöönottosuunnitelma, ja sen hyväksyivät VOIMA-hankkeen vastuuhenkilöt. Tutkimuksen perusteella tärkeimmiksi käyttöönottoa edistäviksi tekijöiksi osoittautuivat johtaminen, käyttöönoton suunnitelmallisuus, koulutus ja tiedottaminen. Destian henkilöstön haastattelujen tulokset eivät merkittävästi poikenneet Fujitsun henkilöstön haastattelujen tuloksista ja lähdekirjallisuuden havainnoista.
Käyttöönottovalmiuden saavuttamiseksi Destiassa järjestettiin VOIMA-hankkeen koulutukset kahdessa osassa. Ensin koulutettiin tarjouslaskentaa tekevät henkilöt, jotka alkoivat käyttää ohjelmaa vuoden 2016 alusta. Loput käyttäjät koulutettiin maalis- ja huhtikuun 2016 aikana. Käyttöönotossa epäonnistui ongelmiin varautuminen, sillä ohjelmisto toimi epävarmasti koulutuksissa ja koulutusten jälkeisten haastettelujen perusteella koulutus olisi pitänyt jakaa useampaan osaan. Tulevat käyttäjät eivät myöskään olleet erityisen vakuuttuneita ohjelmiston soveltuvuudesta heidän tarpeisiinsa ensikokemuksen perusteella.
Opinnäytetyön päätavoite saavutettiin, mutta ohjelmistoa ei ole voitu ottaa käyttöön teknisten ongelmien vuoksi opinnäytetyön laatimisen aikana. Kehitysehdotuksina ehdotettiin, että henkilöesimiehen roolia olisi kasvatettu käyttöönoton edistäjänä. Koulutukset olisi voitu pilkkoa useampaan osaan ja lisäksi hankkeelle olisi voitu varata vielä enemmän resursseja. Käyttöohje tulee laatia seuraavissa ohjelmistoprojekteissa ennen koulutuksia.
Aluksi tutustuttiin kirjallisuus- ja verrokkitutkimuksiin, joiden perusteella laadittiin Destian kahdeksalle ja Fujitsun kahdelle työntekijälle puolistrukturoidut haastattelut. Tehdyn tutkimuksen perusteella laadittiin käyttöönottosuunnitelman ensimmäinen version. Palautekeskustelun jälkeen tehtiin opinnäytetyön lopputuotte, käyttöönottosuunnitelma, ja sen hyväksyivät VOIMA-hankkeen vastuuhenkilöt. Tutkimuksen perusteella tärkeimmiksi käyttöönottoa edistäviksi tekijöiksi osoittautuivat johtaminen, käyttöönoton suunnitelmallisuus, koulutus ja tiedottaminen. Destian henkilöstön haastattelujen tulokset eivät merkittävästi poikenneet Fujitsun henkilöstön haastattelujen tuloksista ja lähdekirjallisuuden havainnoista.
Käyttöönottovalmiuden saavuttamiseksi Destiassa järjestettiin VOIMA-hankkeen koulutukset kahdessa osassa. Ensin koulutettiin tarjouslaskentaa tekevät henkilöt, jotka alkoivat käyttää ohjelmaa vuoden 2016 alusta. Loput käyttäjät koulutettiin maalis- ja huhtikuun 2016 aikana. Käyttöönotossa epäonnistui ongelmiin varautuminen, sillä ohjelmisto toimi epävarmasti koulutuksissa ja koulutusten jälkeisten haastettelujen perusteella koulutus olisi pitänyt jakaa useampaan osaan. Tulevat käyttäjät eivät myöskään olleet erityisen vakuuttuneita ohjelmiston soveltuvuudesta heidän tarpeisiinsa ensikokemuksen perusteella.
Opinnäytetyön päätavoite saavutettiin, mutta ohjelmistoa ei ole voitu ottaa käyttöön teknisten ongelmien vuoksi opinnäytetyön laatimisen aikana. Kehitysehdotuksina ehdotettiin, että henkilöesimiehen roolia olisi kasvatettu käyttöönoton edistäjänä. Koulutukset olisi voitu pilkkoa useampaan osaan ja lisäksi hankkeelle olisi voitu varata vielä enemmän resursseja. Käyttöohje tulee laatia seuraavissa ohjelmistoprojekteissa ennen koulutuksia.