Increasing work efficiency through tax calculation automation

Abstract

In an environment of ever-increasing price competition organizations need to find ways to renew business models in order to increase their total work efficiency. One way of accomplishing this is to automate certain work tasks. This paper introduces a partial solution to the aforementioned challenges in the form of creating an automated tax calculation tool.

Design research in information systems was used as the primary research method and the actual research process was carried out in the target organization from July 2013 to June 2014. The target organization is a consultancy firm operating mainly in the Helsinki metropolitan area. The research was developed and implemented in the firms tax department’s Global Mobility team. During the research a comparison was made between performing tax calculations for tax returns (n=460) using manual process (old method) and automated process (new method). Measurements were made for time consumption and the amount of errors between the two methods. Also, the cost/gain-ratio was measured for both.

The most important result of the research is that using the automation tool to perform tax calculations remarkably increases overall work efficiency. Another key finding is that using automation will substantially decrease the amount of errors in tax calculation results, when compared to manual calculations performed by staff. Tax calculation automation also frees staff resources to be allocated more efficiently towards tasks that require more specialized tax expertise.

Creating automation processes also brings challenges to the organization. Resistance toward change can be seen as one example. Other challenges include e.g. realizing what automation is doing from the staff point of view and how changes in laws and regulations are taken into account when automating tax calculations. In the conclusion of this paper, solutions to the aforementioned challenges are presented and future research possibilities are introduced.

Globaalin hintakilpailun kiristyessä organisaatioiden tulee löytää keinoja liiketoimintamallien uudistamiseen lisätäkseen työn kokonaistehokkuutta. Eräs tapa vastata tähän haasteeseen on automatisoida tiettyjä työvaiheita. Osittaisena ratkaisuna edellä esitettyyn tehokkuushaasteeseen esitellään tässä opinnäytetyössä veroilmoituksen verolaskelmien suorittamiseen kehitetty automaatiotyökalu.

Tutkimusmetodina käytettiin suunnnittelututkimusta (design research in information systems). Tutkimus toteutettiin kohdeorganisaatiossa kehitysprojektin muodossa heinäkuun 2013 – kesäkuun 2014 välillä. Kohdeorganisaatio on pääkaupunkiseudulla toimiva konsulttiyritys, jonka Global Mobility osastolle työkalu kehitettiin. Tutkimuksessa vertailtiin veroilmoituksien (n=460) verolaskelmien laatimisen nopeutta ja virheherkkyyttä sekä automaatiotyökalun että ihmisen suorittamana. Tutkimustulosten mittareina olivat muun muassa ajankäyttö, virheiden määrä sekä tuotos per panos-suhde.

Tutkimuksen keskeisimpänä lopputuloksena voidaan todeta, että automaatiotyökalun käyttäminen verolaskelmien tekemisessä nopeuttaa ja tehostaa veroilmoituksen laatimista huomattavasti. Tutkimuksen toinen olennainen havainto on, että automaation käyttö alentaa merkittävästi verolaskelmissa tapahtuvaa virheherkkyyttä verrattuna ihmisen suorittamaan, käsin tehtävään laskentaan. Automaation käyttämisen johdosta vapautuvien ihmisresurssien tehokkaampi ja kannattavampi hyödyntäminen substanssiosaamista vaativiin tehtäviin on myös tutkimuksen keskeinen havainto.

Automaatioprosessien luominen tuo mukanaan myös haasteita organisaatioon. Esimerkkinä näistä tutkimuksen aikana havaituista haasteista ovat muun muassa muutosvastarinta, työkalun toiminnan ymmärtäminen käyttäjän näkökulmasta ja lakien sekä säännösten muuttumisen huomioonottaminen laskelmien automatisoinnissa. Tutkimuksen loppuosassa analysoidaan tarkemmin näitä haasteita ja pohditaan jatkotoimenpiteitä niiden ratkaisemiseksi.