Tietohallinnon sisäisen viestinnän kehittäminen : Case Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymä

Abstract

Opinnäytetyö käsittelee työyhteisöviestintää ja sen merkitystä organisaation toiminnassa. Työ etsii vastauksia, keinoja ja ideoita tavoitteellisen viestinnän toteuttamiseen. Viestintä on mukana kaikessa työyhteisön toiminnassa. Vaikka ylin tiedottamisen vastuu on yleensä johdolla, osallistuvat kaikki viestintään joko viestijöinä tai vastaanottajina. Sujuva sisäinen viestintä jakaa tietoa, luo positiivista ilmapiiriä ja vaikuttaa myös työyhteisön maineeseen.

Tutkimuksen tarkoituksena oli selvittää toimeksiantajaorganisaation tietohallinnon sisäisen viestinnän toimivuutta, oikea-aikaisuutta, laatua ja tasapuolisuutta sekä selventää käytössä olevien viestintävälineiden käyttöä. Tutkimuskohteena oleva viestintä rajattiin tietohallintotiimin sisälle. Tässä tutkimuksessa ei tarkasteltu koko organisaation tai sidosryhmien viestintää. Työn avulla haluttiin selvittää myös se, mitkä eri viestinnän välineistä tukevat parhaiten tietohallinnon sisäistä viestintää. Opinnäytetyön ensisijaisena ajatuksena oli, että tietohallinto voisi parantaa sisäistä viestintäänsä sekä hyödyntää viestinnässä heille sopivimpia viestintäkanavia ja tapoja.

Tutkimustapana käytettiin tapaustutkimusta. Tutkimusmenetelmänä on hyödynnetty koko opinnäytetyöni ajan yhdistettyjä metodeita, mikä mahdollisti aineistojen läpikäynnin sekä laadullisesta että määrällisestä näkökulmasta. Tutkimusaineiston keräämisessä käytettiin määrällistä menetelmää: lomakekyselyä. Aineiston analyysissa käytettiin myös laadullista menetelmää hyödyntäen aikaisempia tutkimuksia, alan kirjallisuutta ja omakohtaisia kokemuksia kohdeorganisaatiosta. Opinnäytetyön teoreettisena viitekehyksenä on työyhteisöviestintä. Tutkimuksen tulokset käsiteltiin teemoittain.

Opinnäytetyön toteuttaminen perustui teoreettiseen viitekehykseen, jossa perehdyttiin työyhteisöviestintään ja viestinnän eri kanaviin alan tutkimuksien ja kirjallisuuden kautta. Tätä teoriaperustaa seuraa tutkimusosuus, joka toteutettiin sähköisellä kyselylomakkeella. Tutkimusosuuden jälkeen seuraa osio, jossa tutkimuksen tuloksia on analysoitu ja esitetty niihin perustuvat johtopäätökset ja ehdotukset jatkotoimenpiteiksi.

Tutkimustulosten mukaan tietohallinnon työyhteisöviestintää tulisi kehittää. Henkilöstö työskentelee eri toimipisteissä koulutuskuntayhtymän alueella. Eri toimipisteissä työskentelyn johdosta onnistuneen viestinnän merkitys ja hyvät vuorovaikutustaidot ovat tärkeitä ominaisuuksia työn kehittävyyden ja viestinnän tasa-arvoisuuden saavuttamiseksi. Tietohallinnon sisällä olevien ammattiryhmittymien keskinäistä viestintää tulee kehittää. Sillä on selkeä vaikutus myös henkilöstön oman työn kehittävyyteen ja asiakkaille tuotettavien palveluiden laatuun. Henkilöstön kehittämisen tueksi tarvitaan selkeä viestintäsuunnitelma ja viestinnän asiat on hyvä aikatauluttaa, jotta ne toimivat käytännössä.

This thesis deals with workplace communication and its importance for the organization´s operations. It is looking for answers, resources and ideas for the implementation of goal-oriented communication. Communication is involved in all the activities of the work community. Although the administration has the supreme responsibility for information, everyone participates in communication either as a sender or a recipient. Fluent internal communication delivers information, creates a positive atmosphere and affects the reputation of the work place.

The purpose of this study was to illustrate the functionality, right timing, quality and equality of the internal communication in the ICT management of the client organization as well as to clarify the use of existing means of communication. The research was limited to communication within the IT team. This study did not explore communication of the whole organization or with the stakeholders. This thesis was also aimed to discuss which communication tools would support best the internal communication of ICT management. The primary idea was that ICT could improve their internal communication and to take advantage of the most suitable communication channels and ways for them.

The research is based on case studies. Combined methods were used throughout the thesis and that enabled the author to examine the data from both the qualitative and the quantitative point of view. A quantitative method, of questionnaire survey was used in collecting the data. The qualitative method was also used in the data analysis exploiting previous researches, the literature of this field and the author’s personal experiences of the target organization. The theoretical frame of reference for the thesis is communication of a work community. The results of the study were processed thematically.

The implementation of the thesis was based on the theoretical framework, in which the author familiarized herself with work place communication and the various studies on the communication channels with the help of the literature of the field. This theoretical part is followed by research, which was carried out as an electronic questionnaire. The research part is followed by the section where the results of the research were analyzed and the suggestions for further measures based on them were presented.

According to the results, the work place communication of the ICT Management should be developed. The personnel of the consortium work in different locations in the region, due to which the importance of successful communication and good interpersonal skills are an important feature in order to achieve the development of work and the equality in communication. The communication between the different professional groups of the ICT management should be developed. It also has a clear impact on the development of the personnel´s work and on the quality of the services produced to the customers. In order to support the developing of the human resources, a clear communication plan is needed and a good schedule for the communication issues could be drawn up to guarantee that communication works in practice.