Prosessikuvaukset toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisen tukena, case Kuopion Energia Oy

Abstract

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Kuopion Energia Oy, jossa toiminnanohjausjärjestelmän vaihtaminen on ajankohtainen lähitulevaisuudessa. Opinnäytetyön tavoitteena oli kuvata Kuopion Energia Oy:n kuusi prosessia: ostolaskuprosessi, pääkassaprosessi, pääkirjanpitoprosessi, raportointiprosessi sekä sähkö- ja kaukolämpöliittymän toimitusprosessit. Kuvausten on tarkoitus tukea toimeksiantajaa tulevassa muutoksessa. Taloushallinnon prosesseja analysoitiin tarkemmin ja mietittiin kehitysehdotuksia.

Tutkimusaineisto kerättiin liittymisprosesseissa haastatteluiden ja taloushallinnon prosesseissa keskusteluiden, oman havainnoinnin ja aikaisemman dokumentaation avulla. Analysointiosiossa hyödynnettiin työntekijöiden ajatuksia ja tutkijan omia mielipiteitä. Jokaisesta prosessista tehtiin kuvaus sekä prosessikuvana että sanallisena kuvauksena. Taloushallinnon prosessien analyysissä ilmeni paljon turhaa manuaalityötä, josta yritys toivottavasti pääsee eroon hankkiessaan uuden toiminnanohjausjärjestelmän. Prosessit ovat tehottomia osittain järjestelmästä johtuen, mikä myös tukee uuden järjestelmän hankintaa.

Kokonaisuudessaan tutkimus onnistui ja opinnäytetyölle asetetut tavoitteet saavutettiin. Jatkotutkimusaiheena voisi olla taloushallinnon prosessien kuvaaminen toiminnanohjausjärjestelmän vaihtamisen jälkeen. Tutkimuksen tuloksia voisi verrata tämän tutkimuksen tuloksiin ja pohtia onko etukäteen suunniteltuja hyötyjä saavutettu.

This thesis project was commissioned by Kuopion Energia Ltd, in which the enterprise resource planning system will be replaced in the near future. The aim of this study was to describe the six processes of Kuopion Energia: the accounts payable process, the accounts receivable process, the main ledger bookkeeping process, the reporting process, as well as electricity and district heating subscription delivery processes. The descriptions are intended to support Kuopion Energia in the future change. Financial management processes were further analyzed and development proposals were generated.

The research data was collected by interviews in the subscription processes. In the financial management processes discussion, own observation and previous documentation was used. The analysis section utilized the ideas of employees and the researcher's own opinions. Each process was successfully described. Analysis of the financial management processes showed a lot of unnecessary manual work. Hopefully the company will be able to eliminate this feature with the new ERP system. Processes are partly inefficient because of the current system.

Overall, the research was successful and the objectives set for the thesis were achieved. Further research could be a description of the financial management processes after changing the ERP system. Results of the projected study could be compared to the results of this thesis in order to examine and to attempt to substantiate whether the benefits planned beforehand will have been achieved.