SAP taloushallinto ja SAP projekti : Sisäisen laskennan pääkäyttäjäohje.

Abstract

Tämän toiminnallisen opinnäytetyön tavoitteena oli tuottaa SAP-toiminnanohjausjärjestelmän käyttöohjeet sisäisen laskennan pääkäyttäjille, jotta he voivat edelleen itsenäisesti kouluttaa SAP-järjestelmän loppukäyttäjät. Tavoitteena oli, että pääkäyttäjät saavat selkeän kuvan SAPin sisäisen laskennan perustoiminnallisuudesta, kuten kustannuspaikoista, vakiohierarkiasta, sisäisistä tilauksista, tilastollisista tunnusluvuista, sisäisen laskennan peruskirjauksista ja standardiraporteista. Aihe oli tärkeä ja ajankohtainen, sillä isoissa yrityksissä SAP on nykyään yleisin toiminnanohjausjärjestelmä.

Työn teoriaosuudessa käsiteltiin ensin työhön läheisesti liittyviä aiheita eli digitaalista taloushallintoa ja taloushallinnon prosesseja. Seuraavaksi keskityttiin ERP-toiminnollisuuteen eli projektityöskentelyyn, SAP-taloushallintoon, SAP-järjestelmätestaukseen ja ERP-koulutukseen. Lopuksi analysoitiin SAP-toteutusprojektia, ohjeen toteutusprosessia, työssä esiintyneitä ongelmia ja onnistumisia sekä tämän opinnäytetyöntekijän omaa oppimisprosessia.

Toiminnallisessa osassa luotiin pääkäyttäjäohje sisäiseen laskentaan kuvitteelliselle polkupyöriä valmistavalle yritykselle. Ohjeessa keskityttiin sisäisen laskennan perustoimintoihin ja rajattiin räätälöintejä vaativa toiminallisuus pois. Työssä ei käsitelty asiakkaille räätälöitäviä raportteja, suunnittelua ja budjetointia. Ohjeessa rajattiin pois myös kannattavuus-analyysi ja tuotekatelaskenta, jotka ovat myös sisäisen laskennan osamoduuleja.

Opinnäytetyön rajaus mahdollisti sen, että jatkossa ohjeita voi laajentaa ja että niitä voi tehdä SAPin eri osa-alueilta, esim. pääkirjasta sekä osto- ja myyntireskontrasta. Sisäisessä laskennassa on myös kokonaisuuksia ja moduuleja, jotka olisivat ajankohtaisia opinnäytetyön aiheeksi etenkin valmistustoimintaa harjoittavassa yrityksessä. Tälläisiä kokonaisuuksia olisivat esimerkiksi kannattavuusanalyysi ja tuotekatelaskenta.

The purpose of this bachelor’s thesis was to create SAP-instructions for controlling key users, so that they could train the end users for the SAP-system. The intention was to give a clear view of SAP controlling functionality for key users, such as cost centers, standard hierarchy, internal orders, statistical key figures, actual postings and standard reports. The topic was important and timely, as several major companies run SAP commonly today.

The thesis had a focus on operational aspects and it is composed of two separate parts: the report and the practical part. In the theoretical part digital financials and financial processes were introduced first. Second, the report covered ERP-functionality, project work, SAP financials, testing the SAP-system and ERP training. In the last part of the theory the SAP implementation project, the creation of key user instructions, the pros and cons of the thesis and the author’s learning process were analyzed.

Key user instructions for controlling were created in the practical part. The instructions concentrate on the basic functions of controlling. Tailor-made functions such as customer specific reports, planning and budgeting were omitted. Profitability analysis and product costing were also omitted, although they are modules of controlling.

Future theses may cover the topics omitted in this thesis. It is possible to extend the instructions to cover other SAP financials modules such as the general ledger, accounts payable, and accounts receivable. Financial accounting includes also profitability analysis and product costing which are very timely topics for a new thesis especially if the client is a manufacturing company.