Ohjeistus palkanlaskennan työohjeiden laatimiseen
Tuomikoski, Kirsi (2024)
Tuomikoski, Kirsi
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202403144424
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-202403144424
Tiivistelmä
Tämä toiminnallinen opinnäytetyö toteutettiin kehittämistehtävänä. Opinnäytetyön aiheena oli kehittää
palkanlaskennan työohjeiden laatimiseen ohjeistus toimeksiantajalle. Toimeksiantajana toimii palkkahallinnon ulkoistuspalveluja tarjoava yritys. Yrityksessä on useita palkkatiimejä, jotka huolehtivat itsenäisesti
työohjeiden laadinnasta. Palkanlaskennan työohjeet ovat yksi tärkeimpiä työkaluja työn sujuvuuden kannalta.
Opinnäytetyön tavoite ja tarkoitus oli kehittää työohjeiden laadinnan prosessia, sillä työohjeiden laadintaan ei löydy erillistä ohjeistusta. Tavoitteena oli luoda ohjeistus, jossa kehitystarpeet tulevat huomioiduksi
ja työyhteisön toimintatavat yhtenäistyvät. Aineiston tulosten perusteella laadittiin ohjeistuksen sisältö eli
kehittämistä vaativat toiminnot työohjeisiin liittyvässä prosessissa. Ohjeistuksen laadintaan hyödynnettiin
leania ja 5S-menetelmää. Opinnäytetyön raportti koostuu teoriaosuudesta ja työn toteutuksesta. Teoriaosuus käsittelee palkanlaskentaa, digitaalista taloushallintoa ja leanin teoriaa.
Kehittämistehtävän aineisto kerättiin kyselyn ja havainnoinnin avulla. Kysely toteutettiin sähköpostikyselynä, joka lähetettiin viidelle palkanlaskijalle. Palkanlaskijat valittiin eri palkkatiimeistä, jotta aiheesta saataisiin mahdollisimman monipuolisesti tietoa. Kyselyn lopullinen aineisto koostui kolmesta vastauksesta,
jotka analysoitiin sisällönanalyysin avulla. Kyselyn avulla selvitettiin työohjeiden toimivat, huomiota vaativat ja kehitettävät asiat.
Sisällönanalyysin perusteella toimivia asioita työohjeiden laadinnassa ovat työohjeiden järjestys ja loogisuus, huomioon otettavia asioita ovat sisällölliset asiat ja parannettavia asioita ovat työohjeiden ajantasaisuus- ja ylläpidolliset asiat. Havainnointiaineiston ja kyselyaineiston sisällöt olivat hyvin samankaltaisia. Ristiriitaisuuksia ei esiintynyt, joten lopullisen ohjeistuksen sisältö koostui työohjeiden järjestyksestä ja loogisuudesta, sisällöllisistä asioista ja työohjeiden ylläpidosta. Ohjeistus luotiin mukailemalla 5S-menetelmän sisältöä. This Bachelor`s practice-based thesis was executed as development work. The purpose was to create guidelines for the preparation of payroll work instructions. The thesis was implemented as an assignment for a
company offering payroll outsourcing services. The company has several payroll teams and that independently take care of preparing work instructions. The work instructions are one of the most important
tools for work fluency.
The aim was to improve the process of drafting work instructions. There were no specific guidelines for this
process earlier. The aim was to create guidelines in which the development needs are considered. Another
aim was to harmonize the working community`s practices. The content of the guidelines was developed
based on the thesis material. Lean and the lean 5 S method were used to develop the guidelines. The thesis
report consists of a theoretical part and the implementation of the work. The theoretical part discusses
payroll, digital financial management and the theory of Lean.
The data for the development work collected through questionnaire and observation. The questionnaire
was conducted as an e-mail survey sent to five payroll analysts. The payroll analysts were selected from
different payroll teams to obtain as wide a range of information as possible. The final data from questionnaire consisted of three responses, which were analyzed using content analysis. The questionnaire was
used to identify what works, what needs to be considered and what needs to be improved.
Based on the content analysis, the features that work are order and logic of the work instructions, the
features to consider are issues related to content and clarity, and the features to improve are the timeliness
and maintenance of the work instructions. The contents of the observation and questionnaire were very
similar. There were no contradictions, so the final content consisted of the logic and order of the instructions, the content of the instructions and the maintenance of the instructions. The guidelines were created by adapting the 5 S method.
palkanlaskennan työohjeiden laatimiseen ohjeistus toimeksiantajalle. Toimeksiantajana toimii palkkahallinnon ulkoistuspalveluja tarjoava yritys. Yrityksessä on useita palkkatiimejä, jotka huolehtivat itsenäisesti
työohjeiden laadinnasta. Palkanlaskennan työohjeet ovat yksi tärkeimpiä työkaluja työn sujuvuuden kannalta.
Opinnäytetyön tavoite ja tarkoitus oli kehittää työohjeiden laadinnan prosessia, sillä työohjeiden laadintaan ei löydy erillistä ohjeistusta. Tavoitteena oli luoda ohjeistus, jossa kehitystarpeet tulevat huomioiduksi
ja työyhteisön toimintatavat yhtenäistyvät. Aineiston tulosten perusteella laadittiin ohjeistuksen sisältö eli
kehittämistä vaativat toiminnot työohjeisiin liittyvässä prosessissa. Ohjeistuksen laadintaan hyödynnettiin
leania ja 5S-menetelmää. Opinnäytetyön raportti koostuu teoriaosuudesta ja työn toteutuksesta. Teoriaosuus käsittelee palkanlaskentaa, digitaalista taloushallintoa ja leanin teoriaa.
Kehittämistehtävän aineisto kerättiin kyselyn ja havainnoinnin avulla. Kysely toteutettiin sähköpostikyselynä, joka lähetettiin viidelle palkanlaskijalle. Palkanlaskijat valittiin eri palkkatiimeistä, jotta aiheesta saataisiin mahdollisimman monipuolisesti tietoa. Kyselyn lopullinen aineisto koostui kolmesta vastauksesta,
jotka analysoitiin sisällönanalyysin avulla. Kyselyn avulla selvitettiin työohjeiden toimivat, huomiota vaativat ja kehitettävät asiat.
Sisällönanalyysin perusteella toimivia asioita työohjeiden laadinnassa ovat työohjeiden järjestys ja loogisuus, huomioon otettavia asioita ovat sisällölliset asiat ja parannettavia asioita ovat työohjeiden ajantasaisuus- ja ylläpidolliset asiat. Havainnointiaineiston ja kyselyaineiston sisällöt olivat hyvin samankaltaisia. Ristiriitaisuuksia ei esiintynyt, joten lopullisen ohjeistuksen sisältö koostui työohjeiden järjestyksestä ja loogisuudesta, sisällöllisistä asioista ja työohjeiden ylläpidosta. Ohjeistus luotiin mukailemalla 5S-menetelmän sisältöä.
company offering payroll outsourcing services. The company has several payroll teams and that independently take care of preparing work instructions. The work instructions are one of the most important
tools for work fluency.
The aim was to improve the process of drafting work instructions. There were no specific guidelines for this
process earlier. The aim was to create guidelines in which the development needs are considered. Another
aim was to harmonize the working community`s practices. The content of the guidelines was developed
based on the thesis material. Lean and the lean 5 S method were used to develop the guidelines. The thesis
report consists of a theoretical part and the implementation of the work. The theoretical part discusses
payroll, digital financial management and the theory of Lean.
The data for the development work collected through questionnaire and observation. The questionnaire
was conducted as an e-mail survey sent to five payroll analysts. The payroll analysts were selected from
different payroll teams to obtain as wide a range of information as possible. The final data from questionnaire consisted of three responses, which were analyzed using content analysis. The questionnaire was
used to identify what works, what needs to be considered and what needs to be improved.
Based on the content analysis, the features that work are order and logic of the work instructions, the
features to consider are issues related to content and clarity, and the features to improve are the timeliness
and maintenance of the work instructions. The contents of the observation and questionnaire were very
similar. There were no contradictions, so the final content consisted of the logic and order of the instructions, the content of the instructions and the maintenance of the instructions. The guidelines were created by adapting the 5 S method.