Ilmoittautumisjärjestelmä leirin tukena
Kokko, Heidi (2012)
Kokko, Heidi
Humanistinen ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201205087078
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201205087078
Tiivistelmä
Opinnäytetyö käsittelee suuren partioleirin osallistujatietojen keräämiseen ja hallintaan rakennetun ilmoittautumisjärjestelmätyön vaiheita. Työn tilaajataho on Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry ja varsinaisena esimerkkitapauksena toimii yhdistyksen kuudes piirileiri, jonka päätoimisena projektipäällikkönä toimin. Leiri on nimeltään Saraste ja se järjestetään heinä- elokuussa 2012. Osallistujat saapuvat ympäri pääkaupunkiseudun ja heitä on yhteensä lähes 4500.
Tällaisen suuren osallistujajoukon hallintaan tarvitaan suunnitelmallisuutta ja tätä varten luotiin ilmoittautumisjärjestelmä. Se merkitsee ennalta suunniteltua ja ohjeistettua tapaa koota ilmoittautumisia. Järjestelmän päämääränä on tuottaa laadukasta tietoa leiriläisistä, tukea samalla osallistumispäätöstä sekä antaa leiristä realistinen kuva. Leiriä hyvin tukeva ilmoittautumisjärjestelmä helpottaa leirin tekoa ja tuottaa kustannussäästöjä. Kerätyistä tiedoista kootaan leirintekijöiden tarpeisiin tietoja, jotka tukevat tekijöiden päätöksentekoaan ja toiminnan suunnittelua.
Vaikka opinnäytetyö pohjautuu partiolaisten leiriin, on se suunnattu kaikille suurtapahtumien järjestäjille, joiden tapahtumien onnistuminen edellyttää yksityiskohtaisten ilmoittautumistietojen keräämistä. Tällaista käytännönläheistä ilmoittautumisjärjestelmäaiheista materiaalia ei ole aikaisemmin juuri tuotettu, joten toivon opinnäytetyöstä olevan apua ja tukea seuraavan tapahtumajärjestäjän työhön. Tietopohja opinnäytetyöhön on koottu edellisten suurleirien tekijöiltä, kirjallisuudesta ja omista kokemuksistani todellisen ilmoittautumisjärjestelmän kokoamisesta. Edellisten leirien projektityöntekijöillä on muun muassa paljon käytännön kokemusta aihepiiristä. Olenkin heitä haastattelemalla ammentanut käytännönläheistä näkemystä ilmoittautumisjärjestelmätyöhön, joka välittyy tässä opinnäytetyössä.
Opinnäytetyön tavoitteena on siis käytännön kokemukseen pohjaten, hahmotella ilmoittautumisjärjestelmä, joka tukee leiriä parhaalla mahdollisella tavalla. Kerronta etenee kronologisesti aina suunnittelusta toteutukseen ja tietojen hyödyntämiseen. Näin lukijan on helppo seurata vaihevaiheelta työn etenemistä. Onhan kyseessä on käytännöllinen kehittämistehtävä, joka kumpuaa todellisesta tarpeesta. Opinnäytetyö tarjoaa lukijalle välineitä suunnitella omiin tarpeisiin toimiva ilmoittautumisjärjestelmä.
Läpikäymäni prosessin perusteella voin todeta, että ilmoittautumisjärjestelmä liittyy laajasti koko tapahtumaan. Prosessin myötä opin joitakin onnistumisen kannalta keskeisiä seikkoja. Ensinnäkin ilmoittautumisjärjestelmää rakennettaessa on lyötävä lukkoon monet mahdollisesti vielä suunnitteluvaiheessa olevat yksityiskohdat, jotka vaikuttavat jollain tapaa osallistujien toimintaan tai kerättäviin tietoihin. Jotta tällaiset suunnitelmat saadaan lyötyä lukkoon huolellisesti, pitää ilmoittautumisjärjestelmätyö aloittaa hyvissä ajoin. Meidän tapauksessamme viiden kuukauden työstöaika oli juuri sopivan mittainen. Toinen tärkeä oppi on osa-aluejohtajavetoinen tapa selvittää tietotarpeet. Näin suunnittelua ja lukkoon lyömistä tekevät asiasta vastaavat tekijät, jolloin työntekijän työaikaa säästyy muille töille. Kolmantena keskeisenä oppina oli paikallisyhdistyksille luotavan viestintäsuunnitelman laatiminen monialaisessa työryhmässä, näin varmistetaan, että paikallisyhdistyksissä on tietoa mahdollisimman kattavasti ja laadukkaasti. Pääsääntöisesti järjestelmän rakennustyö sujui hyvin, pääsimme jo tältä osin leirille annettuihin tavoitteisiin ja osallistujakin on tulossa enemmän kuin osasimme odottaa.
Tällaisen suuren osallistujajoukon hallintaan tarvitaan suunnitelmallisuutta ja tätä varten luotiin ilmoittautumisjärjestelmä. Se merkitsee ennalta suunniteltua ja ohjeistettua tapaa koota ilmoittautumisia. Järjestelmän päämääränä on tuottaa laadukasta tietoa leiriläisistä, tukea samalla osallistumispäätöstä sekä antaa leiristä realistinen kuva. Leiriä hyvin tukeva ilmoittautumisjärjestelmä helpottaa leirin tekoa ja tuottaa kustannussäästöjä. Kerätyistä tiedoista kootaan leirintekijöiden tarpeisiin tietoja, jotka tukevat tekijöiden päätöksentekoaan ja toiminnan suunnittelua.
Vaikka opinnäytetyö pohjautuu partiolaisten leiriin, on se suunnattu kaikille suurtapahtumien järjestäjille, joiden tapahtumien onnistuminen edellyttää yksityiskohtaisten ilmoittautumistietojen keräämistä. Tällaista käytännönläheistä ilmoittautumisjärjestelmäaiheista materiaalia ei ole aikaisemmin juuri tuotettu, joten toivon opinnäytetyöstä olevan apua ja tukea seuraavan tapahtumajärjestäjän työhön. Tietopohja opinnäytetyöhön on koottu edellisten suurleirien tekijöiltä, kirjallisuudesta ja omista kokemuksistani todellisen ilmoittautumisjärjestelmän kokoamisesta. Edellisten leirien projektityöntekijöillä on muun muassa paljon käytännön kokemusta aihepiiristä. Olenkin heitä haastattelemalla ammentanut käytännönläheistä näkemystä ilmoittautumisjärjestelmätyöhön, joka välittyy tässä opinnäytetyössä.
Opinnäytetyön tavoitteena on siis käytännön kokemukseen pohjaten, hahmotella ilmoittautumisjärjestelmä, joka tukee leiriä parhaalla mahdollisella tavalla. Kerronta etenee kronologisesti aina suunnittelusta toteutukseen ja tietojen hyödyntämiseen. Näin lukijan on helppo seurata vaihevaiheelta työn etenemistä. Onhan kyseessä on käytännöllinen kehittämistehtävä, joka kumpuaa todellisesta tarpeesta. Opinnäytetyö tarjoaa lukijalle välineitä suunnitella omiin tarpeisiin toimiva ilmoittautumisjärjestelmä.
Läpikäymäni prosessin perusteella voin todeta, että ilmoittautumisjärjestelmä liittyy laajasti koko tapahtumaan. Prosessin myötä opin joitakin onnistumisen kannalta keskeisiä seikkoja. Ensinnäkin ilmoittautumisjärjestelmää rakennettaessa on lyötävä lukkoon monet mahdollisesti vielä suunnitteluvaiheessa olevat yksityiskohdat, jotka vaikuttavat jollain tapaa osallistujien toimintaan tai kerättäviin tietoihin. Jotta tällaiset suunnitelmat saadaan lyötyä lukkoon huolellisesti, pitää ilmoittautumisjärjestelmätyö aloittaa hyvissä ajoin. Meidän tapauksessamme viiden kuukauden työstöaika oli juuri sopivan mittainen. Toinen tärkeä oppi on osa-aluejohtajavetoinen tapa selvittää tietotarpeet. Näin suunnittelua ja lukkoon lyömistä tekevät asiasta vastaavat tekijät, jolloin työntekijän työaikaa säästyy muille töille. Kolmantena keskeisenä oppina oli paikallisyhdistyksille luotavan viestintäsuunnitelman laatiminen monialaisessa työryhmässä, näin varmistetaan, että paikallisyhdistyksissä on tietoa mahdollisimman kattavasti ja laadukkaasti. Pääsääntöisesti järjestelmän rakennustyö sujui hyvin, pääsimme jo tältä osin leirille annettuihin tavoitteisiin ja osallistujakin on tulossa enemmän kuin osasimme odottaa.