Asianhallintajärjestelmän käyttöönotto Hyria koulutus Oy:ssä
Usvasalmi, Maaret (2011)
Usvasalmi, Maaret
Laurea-ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2011120517156
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2011120517156
Tiivistelmä
Tänä päivänä yrityksissä tuotetaan paljon asiakirjoja, taulukoita ja muita tiedostoja. Asiakirjojen hallinta ja käsittely on jokapäiväistä yrityksen rutiinityötä. Monesti näiden tiedostojen hallinta on haastavaa ja aikaa vievää. Näihin ongelmiin saadaan ratkaisu järjestelmällä, joka helpottaa ja nopeuttaa työntekoa. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää asianhallintajärjestelmän käyttöönoton tavoitteet sekä tutkia miten tietojärjestelmän käyttöönotto sujui Hyria koulutus Oy:ssä.
Hyria koulutus Oy:n lähtökohta ennen projektia oli, ettei yrityksessä ollut minkäänlaista yhtenäistä ohjeistusta dokumenttien käsittelyyn, arkistointiin ja siihen liittyvien tietojen säilytykseen. Toimipisteiden välillä oli käsittelyeroja. Yritykselle merkittävä projekti tuo suunnitelmallisuutta ja hyvin organisoituja toimintatapoja käyttöön, jolloin tulevaisuudessa yrityksen asiakirjahallinta ja arkistot ovat lain ja säädösten mukaisia.
Tutkimus toteutettiin tammikuussa 2011 alkavassa projektissa, jossa kirjoittaja toimi projektihenkilönä. Toimintakeskeinen tutkimus koostui aiheeseen liittyvästä teoriaosuudesta, tietojärjestelmän kuvauksesta ja sen käyttöönotosta vaiheittain. Työ sisältää paljon omia näkemyksiä projektin kulusta sekä haastatteluissa saadusta informaatiosta. Tutkimus antoi paljon arvokasta tietoa asianhallintajärjestelmästä ja sen käyttöönotosta.
Hyria koulutus Oy:n lähtökohta ennen projektia oli, ettei yrityksessä ollut minkäänlaista yhtenäistä ohjeistusta dokumenttien käsittelyyn, arkistointiin ja siihen liittyvien tietojen säilytykseen. Toimipisteiden välillä oli käsittelyeroja. Yritykselle merkittävä projekti tuo suunnitelmallisuutta ja hyvin organisoituja toimintatapoja käyttöön, jolloin tulevaisuudessa yrityksen asiakirjahallinta ja arkistot ovat lain ja säädösten mukaisia.
Tutkimus toteutettiin tammikuussa 2011 alkavassa projektissa, jossa kirjoittaja toimi projektihenkilönä. Toimintakeskeinen tutkimus koostui aiheeseen liittyvästä teoriaosuudesta, tietojärjestelmän kuvauksesta ja sen käyttöönotosta vaiheittain. Työ sisältää paljon omia näkemyksiä projektin kulusta sekä haastatteluissa saadusta informaatiosta. Tutkimus antoi paljon arvokasta tietoa asianhallintajärjestelmästä ja sen käyttöönotosta.