Tapahtuman toteuttaminen : case: Suomen Urheiluopisto Vierumäki
Koivisto, Niina (2010)
Koivisto, Niina
Lahden ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010112615749
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010112615749
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön aiheena on tapahtuman toteuttaminen. Opinnäytetyö koostuu kahdesta osasta, teoriaosasta sekä toiminnallisesta osasta. Tavoitteena on, että tietoperustan pohjalta tehdään toimeksiantajalle, Suomen Urheiluopistolle, tapahtumapalveluyksikön sisäiseen käyttöön tarkoitettu käsikirja.
Opinnäytetyön teoriaosuudessa tarkastellaan tapahtumaa palvelutuotteena ja sitä mistä tapahtuman laatu muodostuu. Työssä korostetaan sitä, että palvelua tulisi katsoa asiakkaiden silmin: eri ihmisille hyvä palvelu merkitsee eri asioita. Käsittelen myös tapahtuman peruspalvelupakettia ja sitä, kuinka tapahtuman ydin tarvitsee vierelleen muita toimintoja ja palveluita, joiden odotetaan antavan tapahtumalle lisäarvoa. Näiden lisäksi selvitän itse tapahtuman toteuttamisen vaiheita, tapahtumaorganisaation hallintaa ja kuvaan tapahtumaprosessin vaiheet. Viimeisissä luvuissa kuvataan tapahtumatoteuttajan riskejä, turvallisuudesta huolehtimista ja lupa- ja ilmoitusasioita sekä vastuita. Opinnäytetyössä on huomioitu kaikki ne elementit, joita tapahtuman toteuttamisessa tulee ottaa huomioon.
Opinnäytetyön toiminnallinen osuus eli Vierumäen Urheilupiston käsikirja pohjautuu tapahtuman tuottamista käsitteleviin teoksiin. Käsikirja tulee toimimaan toimeksiantajan työkaluna tapahtumayksikössä. Siinä kuvataan tapahtumayksikön toimintaa ja toimintamalleja sekä muistutetaan pienistä tärkeistä yksityiskohdista tapahtumaa toteutettaessa.
Opinnäytetyön perusteella voidaan todeta, että tapahtuman toteuttaminen on kuin tuhannen palan palapeli, joka muodostuu itsenäisistä osista, mutta lopputuloksen täytyy olla toimiva kokonaisuus. Hyvää ideaa seuraa tavoitteiden määrittely, suunnittelu, toteutus ja päättäminen. Onnistuneessa tapahtuman toteuttamisessa vuorovaikutteisuus korostuu, sillä toteuttaja käy vuoropuhelua niin tapahtuman tilaajan kuin kaikkien sidosryhmien kanssa. Tapahtuman johtaminen ja organisoiminen onkin yksi keskeisin asia koko tapahtumaprojektissa.
Opinnäytetyön teoriaosuudessa tarkastellaan tapahtumaa palvelutuotteena ja sitä mistä tapahtuman laatu muodostuu. Työssä korostetaan sitä, että palvelua tulisi katsoa asiakkaiden silmin: eri ihmisille hyvä palvelu merkitsee eri asioita. Käsittelen myös tapahtuman peruspalvelupakettia ja sitä, kuinka tapahtuman ydin tarvitsee vierelleen muita toimintoja ja palveluita, joiden odotetaan antavan tapahtumalle lisäarvoa. Näiden lisäksi selvitän itse tapahtuman toteuttamisen vaiheita, tapahtumaorganisaation hallintaa ja kuvaan tapahtumaprosessin vaiheet. Viimeisissä luvuissa kuvataan tapahtumatoteuttajan riskejä, turvallisuudesta huolehtimista ja lupa- ja ilmoitusasioita sekä vastuita. Opinnäytetyössä on huomioitu kaikki ne elementit, joita tapahtuman toteuttamisessa tulee ottaa huomioon.
Opinnäytetyön toiminnallinen osuus eli Vierumäen Urheilupiston käsikirja pohjautuu tapahtuman tuottamista käsitteleviin teoksiin. Käsikirja tulee toimimaan toimeksiantajan työkaluna tapahtumayksikössä. Siinä kuvataan tapahtumayksikön toimintaa ja toimintamalleja sekä muistutetaan pienistä tärkeistä yksityiskohdista tapahtumaa toteutettaessa.
Opinnäytetyön perusteella voidaan todeta, että tapahtuman toteuttaminen on kuin tuhannen palan palapeli, joka muodostuu itsenäisistä osista, mutta lopputuloksen täytyy olla toimiva kokonaisuus. Hyvää ideaa seuraa tavoitteiden määrittely, suunnittelu, toteutus ja päättäminen. Onnistuneessa tapahtuman toteuttamisessa vuorovaikutteisuus korostuu, sillä toteuttaja käy vuoropuhelua niin tapahtuman tilaajan kuin kaikkien sidosryhmien kanssa. Tapahtuman johtaminen ja organisoiminen onkin yksi keskeisin asia koko tapahtumaprojektissa.