Tutkimussihteerin työn tarkastelu ympäristöministeriössä
Harjula, Heli (2017)
Harjula, Heli
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017061313414
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017061313414
Tiivistelmä
Ympäristöministeriössä toteutetaan erilaisia hankkeita ja tutkimuksia, joiden työhön ja byrokratiaan osallistuu tutkimussihteeri, joita työskentelee kaikilla osastoilla. Tutkimussihteerin työnkuvan järjestämistä ja sisältöä on pohdittu ympäristöministeriössä ja ongelmaksi on noussut kysymys, miten se olisi järkevä organisoida.
Organisaatioita ja työskentelytapoja on kehitetty usein eri keinoin ja muutos käy läpi erilaisia vaiheita. Nykyajan kaoottisessa tietoyhteiskunnassa muutosjohtaminen tulisi toteuttaa koko työyhteisön panosta hyväksikäyttäen. Innovaatiot voivat syntyä organisaation joka tasolla, eikä vain ylemmän johdon palavereissa. Avustajan roolissa tulevaisuudessa johdon ja työyhteisön tukeminen on tärkeä osa toimenkuvaa ja toiminta on kehittävää ja ennakoivaa.
Julkisessa hallinnossa on käynnissä useita hankkeita ja selvityksiä uusien lakiesitysten pohja-työksi ja nämä toteutetaan projektissa. Projektin voi toteuttaa ulkopuolinen ryhmä ja ministeriö on mukana johtoryhmässä ohjaamassa kulkua ja asettaa vaatimuksia toteutustapaan, tavoitteeseen ja päämäärään sekä raportointimuotoon ja -laatuun. Projektin käynnistäminen on avainasemassa koko projektin onnistumisen kannalta ja sen aikana voidaan tehokkaasti vai-kuttaa työskentelyasenteeseen ja ilmapiiriin.
Opinnäytetyön tavoitteena on tuottaa ympäristöministeriölle tutkimussihteerin työn toimenku-vasta tutkimustietoa, joka auttaa työnkuvan kehittämisessä ja töiden organisoinnissa. Teema-haastatteluilla on kerätty tietoa siitä, mitä työnkuva pitää sisällään, mitä siltä odotetaan ja vaa-ditaan nyt ja tulevaisuudessa.
Toimenkuvan ydin on hoitaa hankkeisiin liittyvä päätös- ja sopimusaineiston laatiminen ja näin osaltaan tehdä mahdolliseksi hankkeiden aloitus aikataulussa. Tutkimussihteerin roolin tärkeys on edesauttaa hankkeiden aloitusta ja tukea hankkeen valvojaa ja osastoa. Työ vaatii tark-kuutta sekä rutiininomaista työtapaa, jota voi helpottaa yhteisellä tutkimussihteerin työproses-sin tsekkilistalla, joka tuo helpotusta sijaistamisen organisointiin. Tehtävänkuvan syventäminen toisi mahdollisuuden toimia avustajan hankeasioihin liittyvissä tietojärjestelmien opastamisessa sekä muussa hankeasioissa tarvittavassa avussa. Tutkimussihteerin työn merkitys pureutuu tutkimus- ja hanketoiminnan prosessin kulkemisen edesauttamiseen ja virkamiesprosessin sujuvoittamiseen. Se luo edellytyksiä ympäristöministeriölle toteuttaa laadukasta, lainopillista ja läpinäkyvää lainvalmistelutyötä.
Organisaatioita ja työskentelytapoja on kehitetty usein eri keinoin ja muutos käy läpi erilaisia vaiheita. Nykyajan kaoottisessa tietoyhteiskunnassa muutosjohtaminen tulisi toteuttaa koko työyhteisön panosta hyväksikäyttäen. Innovaatiot voivat syntyä organisaation joka tasolla, eikä vain ylemmän johdon palavereissa. Avustajan roolissa tulevaisuudessa johdon ja työyhteisön tukeminen on tärkeä osa toimenkuvaa ja toiminta on kehittävää ja ennakoivaa.
Julkisessa hallinnossa on käynnissä useita hankkeita ja selvityksiä uusien lakiesitysten pohja-työksi ja nämä toteutetaan projektissa. Projektin voi toteuttaa ulkopuolinen ryhmä ja ministeriö on mukana johtoryhmässä ohjaamassa kulkua ja asettaa vaatimuksia toteutustapaan, tavoitteeseen ja päämäärään sekä raportointimuotoon ja -laatuun. Projektin käynnistäminen on avainasemassa koko projektin onnistumisen kannalta ja sen aikana voidaan tehokkaasti vai-kuttaa työskentelyasenteeseen ja ilmapiiriin.
Opinnäytetyön tavoitteena on tuottaa ympäristöministeriölle tutkimussihteerin työn toimenku-vasta tutkimustietoa, joka auttaa työnkuvan kehittämisessä ja töiden organisoinnissa. Teema-haastatteluilla on kerätty tietoa siitä, mitä työnkuva pitää sisällään, mitä siltä odotetaan ja vaa-ditaan nyt ja tulevaisuudessa.
Toimenkuvan ydin on hoitaa hankkeisiin liittyvä päätös- ja sopimusaineiston laatiminen ja näin osaltaan tehdä mahdolliseksi hankkeiden aloitus aikataulussa. Tutkimussihteerin roolin tärkeys on edesauttaa hankkeiden aloitusta ja tukea hankkeen valvojaa ja osastoa. Työ vaatii tark-kuutta sekä rutiininomaista työtapaa, jota voi helpottaa yhteisellä tutkimussihteerin työproses-sin tsekkilistalla, joka tuo helpotusta sijaistamisen organisointiin. Tehtävänkuvan syventäminen toisi mahdollisuuden toimia avustajan hankeasioihin liittyvissä tietojärjestelmien opastamisessa sekä muussa hankeasioissa tarvittavassa avussa. Tutkimussihteerin työn merkitys pureutuu tutkimus- ja hanketoiminnan prosessin kulkemisen edesauttamiseen ja virkamiesprosessin sujuvoittamiseen. Se luo edellytyksiä ympäristöministeriölle toteuttaa laadukasta, lainopillista ja läpinäkyvää lainvalmistelutyötä.