Ostoreskontraprosessi toimeksiantajayrityksessä
Ojapelto, Sinikka (2016)
Ojapelto, Sinikka
Oulun ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016122121293
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016122121293
Tiivistelmä
Opinnäytetyön toimeksiantaja on kansainväliseen konserniin kuuluva kasvuyritys. Toimeksiantaja on lisäksi emoyhtiö, sillä se muodostaa tytäryhtiöidensä kanssa oman konsernin. Toimeksiantajan pääomistaja on vaihtunut kuluvan vuoden aikana mikä on muuttanut joitakin käytäntöjä yrityksen taloushallinnon toiminnassa. Taloushallinnon ohjelmistot on myös irrotettu entisestä konsernista. Muutosten takia yrityksessä on tarve ostoreskontran prosessikuvaukselle.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia toimeksiantajalle ostoreskontraprosessikuvaus ja selvittää millainen vaikutus ostoreskontralla on yrityksen kirjanpitoon ja controllingiin. Lisäksi tarkoituksena oli tehdä riskianalyysi ostoreskontran prosessista. Analyysillä selvitettiin prosessissa olevat riskit, miten riskejä voidaan ehkäistä, miten ja millä keinoilla niihin voidaan puuttua, kenen vastuulla riskien kontrollointi on ja kuinka usein kontrollia tehdään. Tavoitteena oli tehdä todenmukaiset prosessikuvaukset ostoreskontran eri vaiheista ja tunnistaa prosessiin liittyvät riskit monipuolisesti.
Opinnäytetyön tietoperusta käsittelee liiketoiminnan prosesseja, digitaalista taloushallintoa, sähköistä arkistointia ja ostoreskontran toiminnan kehittämisen mahdollisuuksia. Lisäksi tietoperustassa käydään läpi lainsäädännön vaikutuksia ostoreskontran toimintaan. Kirjallisuuslähteiden lisäksi työssä on käytetty haastatteluita ja havainnointia, joiden pohjalta prosessikuvaus ja riskianalyysi on tehty. Opinnäytetyön lähestymistapana on konstruktiivinen tutkimus, sillä opinnäytetyössä ratkaistaan toimeksiantajan käytännön ongelma luomalla siihen konkreettiset tuotokset.
Opinnäytetyön tuotokset eli prosessikuvaus ja riskianalyysi tulevat yrityksen käyttöön sisäiseksi toimintaohjeeksi, henkilöstön perehdyttämisen tueksi ja toiminnan kehittämiseksi. Tuotoksia käytetään myös yrityksen toimintatavoista tilintarkastajille kerrottaessa. Tulosten perusteella prosessissa on paljon riskejä, joita voidaan ehkäistä laaditun riskianalyysin avulla. Ostoreskontralla on vaikeuksia pysyä ajan tasalla, mikä kertoo kasvuyrityksen tukiprosessien haasteista. Löydettyjä riskejä on mahdollista ehkäistä kouluttamalla ostolaskuprosessissa mukana olevia lisää, jotta jokainen ymmärtää oman roolinsa merkityksen ja toimii samalla tavalla ohjeiden mukaisesti. Lisäksi ostolaskujen automatisointia on mahdollista lisätä joiltakin osin, mikä vähentää manuaalityötä ja samalla virheen riskiä. Ostoreskontran toiminnalle olisi hyvä laatia mittareita, joilla toimintaa seurataan. Näin saataisiin konkreettista tietoa prosessin toiminnasta vuosittain ja nähtäisiin, miten kehittämisen tarpeet mahdollisesti muuttuvat.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia toimeksiantajalle ostoreskontraprosessikuvaus ja selvittää millainen vaikutus ostoreskontralla on yrityksen kirjanpitoon ja controllingiin. Lisäksi tarkoituksena oli tehdä riskianalyysi ostoreskontran prosessista. Analyysillä selvitettiin prosessissa olevat riskit, miten riskejä voidaan ehkäistä, miten ja millä keinoilla niihin voidaan puuttua, kenen vastuulla riskien kontrollointi on ja kuinka usein kontrollia tehdään. Tavoitteena oli tehdä todenmukaiset prosessikuvaukset ostoreskontran eri vaiheista ja tunnistaa prosessiin liittyvät riskit monipuolisesti.
Opinnäytetyön tietoperusta käsittelee liiketoiminnan prosesseja, digitaalista taloushallintoa, sähköistä arkistointia ja ostoreskontran toiminnan kehittämisen mahdollisuuksia. Lisäksi tietoperustassa käydään läpi lainsäädännön vaikutuksia ostoreskontran toimintaan. Kirjallisuuslähteiden lisäksi työssä on käytetty haastatteluita ja havainnointia, joiden pohjalta prosessikuvaus ja riskianalyysi on tehty. Opinnäytetyön lähestymistapana on konstruktiivinen tutkimus, sillä opinnäytetyössä ratkaistaan toimeksiantajan käytännön ongelma luomalla siihen konkreettiset tuotokset.
Opinnäytetyön tuotokset eli prosessikuvaus ja riskianalyysi tulevat yrityksen käyttöön sisäiseksi toimintaohjeeksi, henkilöstön perehdyttämisen tueksi ja toiminnan kehittämiseksi. Tuotoksia käytetään myös yrityksen toimintatavoista tilintarkastajille kerrottaessa. Tulosten perusteella prosessissa on paljon riskejä, joita voidaan ehkäistä laaditun riskianalyysin avulla. Ostoreskontralla on vaikeuksia pysyä ajan tasalla, mikä kertoo kasvuyrityksen tukiprosessien haasteista. Löydettyjä riskejä on mahdollista ehkäistä kouluttamalla ostolaskuprosessissa mukana olevia lisää, jotta jokainen ymmärtää oman roolinsa merkityksen ja toimii samalla tavalla ohjeiden mukaisesti. Lisäksi ostolaskujen automatisointia on mahdollista lisätä joiltakin osin, mikä vähentää manuaalityötä ja samalla virheen riskiä. Ostoreskontran toiminnalle olisi hyvä laatia mittareita, joilla toimintaa seurataan. Näin saataisiin konkreettista tietoa prosessin toiminnasta vuosittain ja nähtäisiin, miten kehittämisen tarpeet mahdollisesti muuttuvat.