Palkka- ja henkilöstöhallinnon digitalisoinnin aloitusprojektin kuvaus ja itsearviointi : case Hartela
Vilhonen, Sanna (2016)
Vilhonen, Sanna
Turun ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016121820939
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016121820939
Tiivistelmä
Hartela konsernissa palkka- ja henkilöstöhallintoa haluttiin kehittää digitalisoimalla prosessia mahdollisuuksien mukaan. Tavoitteena oli vähentää manuaalista työtä, lisätä automaatiota sekä parantaa ja visualisoida yrityksen henkilöstöraportointia. Kehitysprojektista tehtiin toimintatutkimus, jossa tutkija toteutti yrityksessä tehdyt muutokset.
Kehitysprojekti on kolmivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa tutkija kartoitti manuaalista työtä vaativat työvaiheet, nykyisen raportoinnin määrän ja laadun ja teki prosessiin tarvittavat muutokset. Toisessa vaiheessa projektiin tuli mukaan yrityksen ulkopuolinen konsultointiyritys, jonka kanssa yhdessä porauduttiin syvemmälle HRM-järjestelmään ja kartoitettiin palkka- ja henkilöstöhallinnon nykytilaa haastattelujen ja havainnointien kautta. Projektin toisen vaiheen lopputuloksena saatiin konsulteilta ehdotuksia toteutettaviksi kehitystoimiksi. Mahdolliset toisen vaiheen muutoskohteiden toteutukset tehdään projektin kolmannessa vaiheessa, joka sijoittuu kokonaisuudessaan vuoteen 2017.
Hartelan kehitysprojektin onnistumista arvioitiin toimintatutkimukselle ominaisesti itsearviointina. Lisäksi projektin kolmannesta, vielä toteutumatta olevasta vaiheesta, tehtiin investointilaskelma, jonka perusteella nähtiin, millaista tuottoa projektilla tulisi saada, jotta investointi olisi kannattava. Tätä voidaan käyttää apuna päätöksenteossa, kun mietitään tehtäviä muutoksia ja niistä saatavia hyötyjä.
Kehitysprojektin aikana Hartelan palkka- ja henkilöstöhallinnon toimintaa saatiin vietyä digitaalisempaan suuntaan. Manuaalista työtä saatiin vähennettyä ja vuoden 2017 alusta yrityksessä siirrytään käyttämään sähköistä arkistointia. Sähköisen rekrytoinnin käyttöönotto sekä erillisen tietovaraston käyttö paremman HR-analytiikan tuottamiseksi ovat isoimmat tulevaisuuden kehitystoimet, joiden käyttöönottoa Hartelassa harkitaan. Investointilaskelma osoitti investoinnin kannattavuuden riippuvan useista muista tekijöistä, joihin sitoutuminen olisi välttämätöntä kannattavuuden takaamiseksi. Investointilaskelman lisäksi yrityksen tulee päätöstä tehdessään huomioida se, miten ratkaisu sitoo yrityksen jatkossa kiinni konsultointiyritykseen.
Kehitysprojekti on kolmivaiheinen. Ensimmäisessä vaiheessa tutkija kartoitti manuaalista työtä vaativat työvaiheet, nykyisen raportoinnin määrän ja laadun ja teki prosessiin tarvittavat muutokset. Toisessa vaiheessa projektiin tuli mukaan yrityksen ulkopuolinen konsultointiyritys, jonka kanssa yhdessä porauduttiin syvemmälle HRM-järjestelmään ja kartoitettiin palkka- ja henkilöstöhallinnon nykytilaa haastattelujen ja havainnointien kautta. Projektin toisen vaiheen lopputuloksena saatiin konsulteilta ehdotuksia toteutettaviksi kehitystoimiksi. Mahdolliset toisen vaiheen muutoskohteiden toteutukset tehdään projektin kolmannessa vaiheessa, joka sijoittuu kokonaisuudessaan vuoteen 2017.
Hartelan kehitysprojektin onnistumista arvioitiin toimintatutkimukselle ominaisesti itsearviointina. Lisäksi projektin kolmannesta, vielä toteutumatta olevasta vaiheesta, tehtiin investointilaskelma, jonka perusteella nähtiin, millaista tuottoa projektilla tulisi saada, jotta investointi olisi kannattava. Tätä voidaan käyttää apuna päätöksenteossa, kun mietitään tehtäviä muutoksia ja niistä saatavia hyötyjä.
Kehitysprojektin aikana Hartelan palkka- ja henkilöstöhallinnon toimintaa saatiin vietyä digitaalisempaan suuntaan. Manuaalista työtä saatiin vähennettyä ja vuoden 2017 alusta yrityksessä siirrytään käyttämään sähköistä arkistointia. Sähköisen rekrytoinnin käyttöönotto sekä erillisen tietovaraston käyttö paremman HR-analytiikan tuottamiseksi ovat isoimmat tulevaisuuden kehitystoimet, joiden käyttöönottoa Hartelassa harkitaan. Investointilaskelma osoitti investoinnin kannattavuuden riippuvan useista muista tekijöistä, joihin sitoutuminen olisi välttämätöntä kannattavuuden takaamiseksi. Investointilaskelman lisäksi yrityksen tulee päätöstä tehdessään huomioida se, miten ratkaisu sitoo yrityksen jatkossa kiinni konsultointiyritykseen.