Etätyön käytänteiden kehittäminen Palkeissa
Keto-Seppälä, Ursula (2016)
Keto-Seppälä, Ursula
Satakunnan ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016070613574
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016070613574
Tiivistelmä
Tämän työelämälähtöisen kehittämistehtävän tarkoituksena oli etätyön käytänteiden kehittäminen Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksessa, Palkeissa.
Kehittämistehtävä toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja sen lähestymistapa oli tapaustutkimuksellinen. Palkeiden osaamiskeskuslaiset osallistuivat laajempaan etätyökokeiluun 1.8. – 31.12.2015 välisenä aikana. Osaamiskeskuslaiset ja heidän sisäiset yhteistyökumppaninsa vastasivat Webropol-kyselyihin, joilla kerättiin kokemuksia uuden etätyön toteuttamisen mallin käytettävyydestä, hyvistä käytänteistä ja huonoista kokemuksista.
Osaamiskeskuslaisten mielestä pilotin keskeinen tulos oli etätyön antama mahdollisuus keskittyä asiantuntijatehtäviin tietotekniikkaa onnistuneesti hyödyntäen. Kahdeksaa etätyöpäivää kuussa pidettiin sopivana määränä. Pilotoineet puolsivat etätyömahdollisuuden tarjoamista laajemmalle käyttäjäkunnalle. Kehitettävää nähtiin viestinnässä sekä etätyössä tehtävässä ylityössä, jota ei huomioida, mikä vääristää kuvan resurssitarpeista ja aikatauluista. Työyhteisöstä eriytyminen huolestutti. Sisäisten yhteistyökumppaneiden mukaan lisääntynyt etätyö ei muuttanut tai korjannut jo aiemmin vallinnutta tilannetta prosessin ohjauksessa.
Kehittämistehtävän tulokset tukivat Palkeissa joulukuussa 2015 tehtyä päätöstä, jonka mukaisesti vuoden 2016 alusta alkaen on voitu työskennellä etänä entisen kahden kuukausittaisen etätyöpäivän sijaan kahdeksana työpäivänä kuukaudessa. Muilta osin etätyökäytäntö säilyi pääosin ennallaan ja etätyötä tehdään organisaation etätyöohjeistuksen perusteella.
Jatkokehitysehdotuksina etätyöohjeistusta voi edelleen kehittää tarkentamalla esimerkiksi etätyössä käsiteltävää aineistoa, etätyöntekijät kaipasivat ohjausta etätyötaitoihinsa ja etäesimiehenä toimiminen saattaa olla uutta, joten heille saattaa olla aiheellista tarjota etätyöjohtamisen koulutusta, hajautetun työn ohjeistusta ja esimiehen työkalupakkia.
Kehittämistehtäväprosessin sivutuloksena syntyi ennakoivaa sopimista noudattava ehdotus etätyösopimusmallista. Mallissa käsiteltiin etätyön erityispiirteitä, kuten etätyöstä syntyvien kulujen korvaamista, vakuutusasioita, todellisen työajan muodostumista ja työtapaturmatilanteita. Etätyösopimuksen tehdessään sopijapuolet tiedostavat vastuunsa ja velvollisuutensa sekä ymmärtävät sopimuksen tavoite- ja tahtotilan.
Kehittämistehtävä toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja sen lähestymistapa oli tapaustutkimuksellinen. Palkeiden osaamiskeskuslaiset osallistuivat laajempaan etätyökokeiluun 1.8. – 31.12.2015 välisenä aikana. Osaamiskeskuslaiset ja heidän sisäiset yhteistyökumppaninsa vastasivat Webropol-kyselyihin, joilla kerättiin kokemuksia uuden etätyön toteuttamisen mallin käytettävyydestä, hyvistä käytänteistä ja huonoista kokemuksista.
Osaamiskeskuslaisten mielestä pilotin keskeinen tulos oli etätyön antama mahdollisuus keskittyä asiantuntijatehtäviin tietotekniikkaa onnistuneesti hyödyntäen. Kahdeksaa etätyöpäivää kuussa pidettiin sopivana määränä. Pilotoineet puolsivat etätyömahdollisuuden tarjoamista laajemmalle käyttäjäkunnalle. Kehitettävää nähtiin viestinnässä sekä etätyössä tehtävässä ylityössä, jota ei huomioida, mikä vääristää kuvan resurssitarpeista ja aikatauluista. Työyhteisöstä eriytyminen huolestutti. Sisäisten yhteistyökumppaneiden mukaan lisääntynyt etätyö ei muuttanut tai korjannut jo aiemmin vallinnutta tilannetta prosessin ohjauksessa.
Kehittämistehtävän tulokset tukivat Palkeissa joulukuussa 2015 tehtyä päätöstä, jonka mukaisesti vuoden 2016 alusta alkaen on voitu työskennellä etänä entisen kahden kuukausittaisen etätyöpäivän sijaan kahdeksana työpäivänä kuukaudessa. Muilta osin etätyökäytäntö säilyi pääosin ennallaan ja etätyötä tehdään organisaation etätyöohjeistuksen perusteella.
Jatkokehitysehdotuksina etätyöohjeistusta voi edelleen kehittää tarkentamalla esimerkiksi etätyössä käsiteltävää aineistoa, etätyöntekijät kaipasivat ohjausta etätyötaitoihinsa ja etäesimiehenä toimiminen saattaa olla uutta, joten heille saattaa olla aiheellista tarjota etätyöjohtamisen koulutusta, hajautetun työn ohjeistusta ja esimiehen työkalupakkia.
Kehittämistehtäväprosessin sivutuloksena syntyi ennakoivaa sopimista noudattava ehdotus etätyösopimusmallista. Mallissa käsiteltiin etätyön erityispiirteitä, kuten etätyöstä syntyvien kulujen korvaamista, vakuutusasioita, todellisen työajan muodostumista ja työtapaturmatilanteita. Etätyösopimuksen tehdessään sopijapuolet tiedostavat vastuunsa ja velvollisuutensa sekä ymmärtävät sopimuksen tavoite- ja tahtotilan.