Yhteistyöllä tiimiksi : vastaanottotiimin toiminnan kehittäminen osallistaen
Liippo, Eeva (2016)
Liippo, Eeva
Turun ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016060612165
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016060612165
Tiivistelmä
Tämän kehittämistyön tavoitteena on ollut yhdistää kaksi aikaisemmin erillään toiminutta osastoa, vastaanotto ja uutistori, yhdeksi tiimiksi - vastaanottotiimiksi. Työn toimeksiantajana on Turun kaupunginkirjasto. Kehittämistyön taustana on Turun kaupunginkirjastossa vuoden 2014 alussa tapahtunut organisaatiomuutos ja sen seurauksena syntynyt uusi vastaanottotiimi. Työ on toteutettu toimintatutkimuksena, jossa tutkija on esimiesroolissaan ollut itse aktiivisesti mukana kehittämisprosessissa.
Työn teoreettinen viitekehys kytkeytyy tiimiytymiseen ja muutosjohtamiseen. Tiimiytymistä tarkasteltaessa syvennytään ryhmän vaiheisiin ja ryhmäilmiöihin sekä yhteistyön ja vuorovaikutuksen merkityksiin. Työssä on osallistavan kehittämisprosessin kautta yritetty luoda yhteistyön ja vuorovaikutuksen mahdollistavia toimintaympäristöjä sekä keskitytty tiimin jäsenten kokemuksiin uudesta tiimistä ja tiimiytymisestä. Muutosjohtamista käsitellessä on perehdytty myös organisaatiokulttuuriin ja avoimen keskustelun tärkeyteen muutostilanteissa.
Tutkimus ajoittuu vuosiin 2014-2015, joiden aikana henkilökunnan kanssa käytiin kahdet kehityskeskustelut, luotiin työpajatyöskentelyn tuloksena uusi toimintamalli asiakaspalveluvaihdon muodossa ja osallistuttiin yhdessä kehittämispäivään, jossa tiimi yhdessä tarkasteli muutokseen liittyviä ajatuksiaan. Prosessin aikana tapahtui muutoksia eläköitymisten ja vakanssien uudelleentäytön yhteydessä myös kahden vakanssin tehtävänkuvissa, joissa tehtävänkuvaus muokattiin uuden tiimin toimintamallia tukevaksi. Tutkimusaineisto koostuu kehityskeskusteluista, työpajatyöskentelyn ja kehittämispäivän havainnointiaineistosta sekä tutkimuksen loppuvaiheessa suoritetuista kyselyistä liittyen asiakaspalveluvaihdon, kahden uuden vakanssin ja niiden uudistettujen tehtävänkuvien tuottamiin kokemuksiin.
Tutkimuksen lopputuloksena on havaittavissa, että tiimiytyminen on edelleen kesken, vaikkakin vuorovaikutusta ja yhteistyötä osastojen kesken on onnistuttu lisäämään. Vuorovaikutus ja yhteistyö ovat toimivia pieninä kokonaisuuksina, mutta kokonaisvaltaisuus ja yhteisvastuullisuus puuttuvat. Asiakaspalveluvaihdon toteutus jatkuu, mutta vaatii edelleen kehittämistä. Tiimiytymisprosessi ja uuden toimintamallin käyttöönotto on nähtävissä ekspansiivisen oppimisen näkökulmasta, jossa työntekijät osallistuvat työnsä kehittämiseen ja kehitys nähdään syklinä. Onnistumiset vuorottelevat ristiriitojen kanssa ja kehitys on jatkuvaa.
Työn teoreettinen viitekehys kytkeytyy tiimiytymiseen ja muutosjohtamiseen. Tiimiytymistä tarkasteltaessa syvennytään ryhmän vaiheisiin ja ryhmäilmiöihin sekä yhteistyön ja vuorovaikutuksen merkityksiin. Työssä on osallistavan kehittämisprosessin kautta yritetty luoda yhteistyön ja vuorovaikutuksen mahdollistavia toimintaympäristöjä sekä keskitytty tiimin jäsenten kokemuksiin uudesta tiimistä ja tiimiytymisestä. Muutosjohtamista käsitellessä on perehdytty myös organisaatiokulttuuriin ja avoimen keskustelun tärkeyteen muutostilanteissa.
Tutkimus ajoittuu vuosiin 2014-2015, joiden aikana henkilökunnan kanssa käytiin kahdet kehityskeskustelut, luotiin työpajatyöskentelyn tuloksena uusi toimintamalli asiakaspalveluvaihdon muodossa ja osallistuttiin yhdessä kehittämispäivään, jossa tiimi yhdessä tarkasteli muutokseen liittyviä ajatuksiaan. Prosessin aikana tapahtui muutoksia eläköitymisten ja vakanssien uudelleentäytön yhteydessä myös kahden vakanssin tehtävänkuvissa, joissa tehtävänkuvaus muokattiin uuden tiimin toimintamallia tukevaksi. Tutkimusaineisto koostuu kehityskeskusteluista, työpajatyöskentelyn ja kehittämispäivän havainnointiaineistosta sekä tutkimuksen loppuvaiheessa suoritetuista kyselyistä liittyen asiakaspalveluvaihdon, kahden uuden vakanssin ja niiden uudistettujen tehtävänkuvien tuottamiin kokemuksiin.
Tutkimuksen lopputuloksena on havaittavissa, että tiimiytyminen on edelleen kesken, vaikkakin vuorovaikutusta ja yhteistyötä osastojen kesken on onnistuttu lisäämään. Vuorovaikutus ja yhteistyö ovat toimivia pieninä kokonaisuuksina, mutta kokonaisvaltaisuus ja yhteisvastuullisuus puuttuvat. Asiakaspalveluvaihdon toteutus jatkuu, mutta vaatii edelleen kehittämistä. Tiimiytymisprosessi ja uuden toimintamallin käyttöönotto on nähtävissä ekspansiivisen oppimisen näkökulmasta, jossa työntekijät osallistuvat työnsä kehittämiseen ja kehitys nähdään syklinä. Onnistumiset vuorottelevat ristiriitojen kanssa ja kehitys on jatkuvaa.