Perhepäivähoidon työaikasuunnittelujärjestelmän kehittäminen
Juvonen, Lea (2016)
Juvonen, Lea
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2016
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016053010897
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016053010897
Tiivistelmä
Perhepäivähoidon sähköisen työaikasuunnittelujärjestelmän kehittäminen on osa kokonaishanketta, joka sähköistää valmistuessaan koko perhepäivähoidon työaikasuunnittelun ja läsnäoloseurannan prosessin.
Kotonaan lapsia hoitavien perhepäivähoitajien ja kolmiperhepäivähoitajien työaikasuunnitelmat tehdään 12 viikon jaksoissa. Suunnitteluun ei ole järjestelmää vaan ne tehdään Excel-taulukolla, jonka ominaisuudet suunnitteluprosessin tukemisessa ovat huonot.
Tutkimuksessa selvitetään perhepäivähoidon työaikasuunnittelun nykytila ja siinä olevat pullonkaulat ja luodaan pysyvä uusi toimintamalli ja sitä kautta muutos toimintaprosesseihin. Tutkimuksen lähtökohtana ovat organisaation muutostarpeet, joten kysymyksessä tutkimuksellinen kehittämistyö. Lähestymistapana tutkimukseen käytettiin konstruktiivista toimintatutkimusta.
Nykytilan kuvauksen pohjalta rakennetaan tavoitetilan kuvaus ja vaatimusmäärittely. Työssä ei käsitellä kilpailutukseen ja hankintaan, eikä uuden tietojärjestelmän tuloon kuuluvia koulutukseen ja järjestelmän jalkauttamiseen liittyviä asioita.
Tutkimus on hyvin tiukasti kiinni työelämän tarpeissa ja ne osaltaan määrittivät työn sisältöä ja kehityssuuntaa. Tiedon keruun ja työskentelyn menetelminä käytetiin osallistavia tutkimusmenetelmiä kuten keskusteluja, työpajatyöskentelyä ja haastattelua. Osa työpajatyöskentelystä nauhoitettiin ja nauhoista purettiin asiasisällöt seuraavaan työpajaistuntoon. Tutkimuksen yhteydessä tehtiin myös kysely nykytilan selvittämiseksi. Tutkimustuloksia analysoitiin SWOT-analyysillä ja arvioivilla analyysimenetelmillä.
Tutkimukselle asetetut tavoitteet saavutettiin ja jopa hieman ylitettiin. Työmäärien ja suunnitteluun käytetyn työajan arviointi, nykytilan kuvaus, tavoitetilan kuvaus ja vaatimusmäärittely teh-tiin. Lisäksi valmistui mittava määrä prosessikuvauksia ja dokumentteja, joita voidaan sellaisenaan käyttää kilpailutuksessa.
Prosessien muuttaminen ja uuden järjestelmän jalkauttaminen omille alueilleen on perhepäivähoidon ohjaajien vastuulla. Oleellista on muutoksen johtaminen jotta uudet käytännöt jäävät pysyviksi. Muutoksen johtaminen on ollut osana tutkimustyötä ja kirjallisuutena on käytetty muutokseen ja prosessien johtamiseen liittyvää kirjallisuutta. Julkishallinnolle suunnattuja JHS-ohjeistus on ollut työssä tukena.
Kotonaan lapsia hoitavien perhepäivähoitajien ja kolmiperhepäivähoitajien työaikasuunnitelmat tehdään 12 viikon jaksoissa. Suunnitteluun ei ole järjestelmää vaan ne tehdään Excel-taulukolla, jonka ominaisuudet suunnitteluprosessin tukemisessa ovat huonot.
Tutkimuksessa selvitetään perhepäivähoidon työaikasuunnittelun nykytila ja siinä olevat pullonkaulat ja luodaan pysyvä uusi toimintamalli ja sitä kautta muutos toimintaprosesseihin. Tutkimuksen lähtökohtana ovat organisaation muutostarpeet, joten kysymyksessä tutkimuksellinen kehittämistyö. Lähestymistapana tutkimukseen käytettiin konstruktiivista toimintatutkimusta.
Nykytilan kuvauksen pohjalta rakennetaan tavoitetilan kuvaus ja vaatimusmäärittely. Työssä ei käsitellä kilpailutukseen ja hankintaan, eikä uuden tietojärjestelmän tuloon kuuluvia koulutukseen ja järjestelmän jalkauttamiseen liittyviä asioita.
Tutkimus on hyvin tiukasti kiinni työelämän tarpeissa ja ne osaltaan määrittivät työn sisältöä ja kehityssuuntaa. Tiedon keruun ja työskentelyn menetelminä käytetiin osallistavia tutkimusmenetelmiä kuten keskusteluja, työpajatyöskentelyä ja haastattelua. Osa työpajatyöskentelystä nauhoitettiin ja nauhoista purettiin asiasisällöt seuraavaan työpajaistuntoon. Tutkimuksen yhteydessä tehtiin myös kysely nykytilan selvittämiseksi. Tutkimustuloksia analysoitiin SWOT-analyysillä ja arvioivilla analyysimenetelmillä.
Tutkimukselle asetetut tavoitteet saavutettiin ja jopa hieman ylitettiin. Työmäärien ja suunnitteluun käytetyn työajan arviointi, nykytilan kuvaus, tavoitetilan kuvaus ja vaatimusmäärittely teh-tiin. Lisäksi valmistui mittava määrä prosessikuvauksia ja dokumentteja, joita voidaan sellaisenaan käyttää kilpailutuksessa.
Prosessien muuttaminen ja uuden järjestelmän jalkauttaminen omille alueilleen on perhepäivähoidon ohjaajien vastuulla. Oleellista on muutoksen johtaminen jotta uudet käytännöt jäävät pysyviksi. Muutoksen johtaminen on ollut osana tutkimustyötä ja kirjallisuutena on käytetty muutokseen ja prosessien johtamiseen liittyvää kirjallisuutta. Julkishallinnolle suunnattuja JHS-ohjeistus on ollut työssä tukena.