Projektin tapaustutkimus: Integraatio ERP-järjestelmäuudistuksessa
Tuomisto, Pekko (2016)
Avaa tiedosto
Lataukset:
Tuomisto, Pekko
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2016
Creative Commons Attribution 1.0 Suomi
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605178358
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605178358
Tiivistelmä
Opinnäytetyö on tapaustutkimus integraatiosta kahden eri aikakauden toiminnanohjausjärjestelmän välillä. Alkuperäinen järjestelmä on 80-luvulta, ja uusi on moderni avoimen lähdekoodin web-pohjainen järjestelmä. Integraatioprojekti oli osa laajempaa asiakasprojektia, mutta tämä tutkimus ei käsittele sitä millään tavoin, vaan on rajattu vain integraatioprojektiin.
Tutkimuksen tavoitteena on käydä läpi projektin aikaiset tapahtumat ja niitä analysoimalla selvittää hyvät ja huonot toimintatavat, sekä miten toimintatavat muuttuivat projektin aikana. Tutkimuslajina on tapaustutkimus, joka soveltuu hyvin tosielämän tapahtumien analysointiin. Tietolähteinä on käytetty alan kirjallisuutta ja tutkimuksia sekä integraatioprojektin aikana tehtyjä dokumentteja, tuntikirjauksia ja haastatteluja.
Tutkimus on jaoteltu projektin vaiheiden mukaan, joita ovat projektin aloitus, ohjelmointityön aloitus, projektin pitkittyminen ja kuukausittainen kehitys. Projektin vaiheet selvisivät tuntikirjauksia tutkimalla, ja jokaisella vaiheella on omat ominaispiirteensä. Kaikki vaiheet käydään läpi samalla tavalla: ensin kerrotaan mitä vaiheen aikana tehtiin, esitellään esimerkein erikoistapauksia ja lopuksi kerätään vaiheen päätelmät ja havainnot.
Vaiheiden läpikäynnin jälkeen kaikki havainnot kootaan yhteen ja niistä kehitetään loppupohdinnat ja -päätelmät sekä vastataan tutkimuskysymyksiin. Ensimmäiseen kysymykseen, mitkä olivat kriittisimmät virheet projektin aikana, löytyi kolme päävirhettä: väärät oletukset tietomallien yhdistämisestä ja käyttäjien tarpeiden riittämätön selvitys; sisään tulevan tiedon heikko laatu; sekä projektin etenemisen vaatimien töiden viivytykset.
Toinen tutkimuskysymys oli miten virheisiin reagoitiin ja olisiko ne voitu estää. Ensimmäiseen virheeseen reagoitiin käyttämällä aitoja tulosteita molemmista järjestelmistä ja kysyttiin käyttäjiltä mitä näistä tiedoista he halusivat näkyville. Vanhan järjestelmän tulosteilta selvitettiin mistä jokainen tiedonpala haetaan. Tällä tavoin kehitysvirheitä tuli huomattavasti vähemmän.
Toiseen virheeseen reagoitiin lisäämällä sisään tulevan tiedon tarkastuksia. Sisään tuleville tiedostot olisi pitänyt ajaa XML-tarkastajan läpi ennen hyväksyntää, mutta tämä olisi saattanut hidastaa uuden tiedon saantia ennestään.
Kolmanteen virheeseen reagoitiin huonosti, joka kostautui projektin pitkittymisenä. Tietoja olisi pitänyt pyytää voimakkaammin ja projektin työntekijöiden työtaakat olisi pitänyt varmistaa paremmin.
Tutkimuksen tavoitteena on käydä läpi projektin aikaiset tapahtumat ja niitä analysoimalla selvittää hyvät ja huonot toimintatavat, sekä miten toimintatavat muuttuivat projektin aikana. Tutkimuslajina on tapaustutkimus, joka soveltuu hyvin tosielämän tapahtumien analysointiin. Tietolähteinä on käytetty alan kirjallisuutta ja tutkimuksia sekä integraatioprojektin aikana tehtyjä dokumentteja, tuntikirjauksia ja haastatteluja.
Tutkimus on jaoteltu projektin vaiheiden mukaan, joita ovat projektin aloitus, ohjelmointityön aloitus, projektin pitkittyminen ja kuukausittainen kehitys. Projektin vaiheet selvisivät tuntikirjauksia tutkimalla, ja jokaisella vaiheella on omat ominaispiirteensä. Kaikki vaiheet käydään läpi samalla tavalla: ensin kerrotaan mitä vaiheen aikana tehtiin, esitellään esimerkein erikoistapauksia ja lopuksi kerätään vaiheen päätelmät ja havainnot.
Vaiheiden läpikäynnin jälkeen kaikki havainnot kootaan yhteen ja niistä kehitetään loppupohdinnat ja -päätelmät sekä vastataan tutkimuskysymyksiin. Ensimmäiseen kysymykseen, mitkä olivat kriittisimmät virheet projektin aikana, löytyi kolme päävirhettä: väärät oletukset tietomallien yhdistämisestä ja käyttäjien tarpeiden riittämätön selvitys; sisään tulevan tiedon heikko laatu; sekä projektin etenemisen vaatimien töiden viivytykset.
Toinen tutkimuskysymys oli miten virheisiin reagoitiin ja olisiko ne voitu estää. Ensimmäiseen virheeseen reagoitiin käyttämällä aitoja tulosteita molemmista järjestelmistä ja kysyttiin käyttäjiltä mitä näistä tiedoista he halusivat näkyville. Vanhan järjestelmän tulosteilta selvitettiin mistä jokainen tiedonpala haetaan. Tällä tavoin kehitysvirheitä tuli huomattavasti vähemmän.
Toiseen virheeseen reagoitiin lisäämällä sisään tulevan tiedon tarkastuksia. Sisään tuleville tiedostot olisi pitänyt ajaa XML-tarkastajan läpi ennen hyväksyntää, mutta tämä olisi saattanut hidastaa uuden tiedon saantia ennestään.
Kolmanteen virheeseen reagoitiin huonosti, joka kostautui projektin pitkittymisenä. Tietoja olisi pitänyt pyytää voimakkaammin ja projektin työntekijöiden työtaakat olisi pitänyt varmistaa paremmin.